Mätning av kontorsarbete: betydelse och process

Läs den här artikeln för att lära känna viktigheten och processen för mätning av kontorsarbete.

Viktigheten av mätning av kontorsarbete:

I enkla ord "att mäta betyder att bestämma kvaliteten. Mätning av arbete berör sålunda sig med kvaliteten ".

Arbetsmätning kan beskrivas som programmet för mätning av volymen av utfört arbete och hur mycket tid det tar för att slutföra detta arbete.

Det finns två grunder som gör att de fastställda standarderna kan vara användbara under följande förutsättningar:

1. Bestämning av behovet av arbetskraft:

Mankraftsbehov för varje funktion i kontoret bestäms med hjälp av tidsstandard. Till exempel, om på ett kontor är antalet räkningar som skrivits på en dag hundra och en typist som är involverad i kontortyperna 50 räkningar, då kommer det att finnas två skrivare som krävs för detsamma.

2. Planera och distribuera arbetsbelastningen:

Denna standard hjälper till att distribuera arbete över arbetstagare och jobba jämnt. Således hjälper arbetsmätningen att undvika i jämställdhet.

3. Jämförelse av prestanda:

Standarden hjälper till att jämföra prestanda. Detta görs med hjälp av användningsindex som beräknas genom att dividera antalet standardtimmar som produceras i ett arbetscenter med antalet faktiska arbetade timmar.

Bestämning av kostnaden:

Tidsstandard ger grunden för bestämning av kostnader för olika arbetsenheter. Detta är möjligt eftersom tidsstandard för varje funktion eller del av funktionen kan omvandlas till kostnadsstandarder. Detta är särskilt användbart i en organisation där en funktion består av många delar.

Att ge grundläggande incitamentlöner:

Eftersom tidsstandard hjälper till att mäta effektiviteten kan varje arbetare eller en grupp arbetstagare belönas för effektivitet utifrån prestanda och förbättrad moral. Således är medarbetarnas moral bättre eftersom de vet vad som krävs av dem när det gäller kvalitet och kvantitet av produktionen. En bättre arbetare är således erkänd.

Hjälper till att installera Office System och procedurer:

Eftersom Office Manager vet volymen av produktionen och dess kostnad, kan han minska kostnaderna för kontorsystemet. Om någon metod, mönster eller teknik ska ändras eller en större mekanisering ska genomföras, jämförs de kostnader som för närvarande uppstår och kommer att uppstå i framtiden på grund av förändringar. Eventuella ändringar skulle vara tillåtna endast om kostnadsreduktion är möjlig.

Hjälper i Office Audit:

Arbetsmätning bidrar till att ställa in prestanda. Dessa standarder bidrar till kontorsrevision, eftersom de bidrar till att utvärdera anställdas och arbetsgruppens resultat.

Mätprocess för kontorsarbete:

Processmätningsprocessen kan illustreras med ett enkelt diagram:

A. Standardisering:

1. Förbättrande och standardiseringsmetoder för arbete:

Tidsstandard bör ställas in endast efter att arbetsmetoden har förbättrats och standardiserats. Denna åtgärd säkerställer att de uppgifter som ska mätas utförs på bästa möjliga sätt. Dessutom säkerställer det att alla anställda utför jobbet på samma sätt.

2. Bestämning av uppgifterna som åtgärder:

Uppgifterna som ska mätas bestäms och klassificeras. Innan mätprocessen startas klassificeras alla element eller delar också. Det är för handledarna att godkänna uppgiftsbeskrivningarna och deras klassificeringar.

3. Definiera mätenheter:

Den enhet i vilken ett arbete ska mätas måste definieras på ett adekvat sätt. Arbetsgruppen skulle vara annorlunda för olika typer av arbete. Det är dock viktigt att ha en enhet som är lätt att identifiera, räkna och förstå.

4. Inrättande av förfaranden för rapportering:

Det är nödvändigt att fastställa förfarandet för rapportering, varvid nödvändiga produktionstimmar i perioder av enhet, arbetade timmar och andra datum samlas in och rapporteras periodiskt. Generellt ansvarar detta ansvar för arbetsplatsens handledare.

B. Av tidigare rekord och prestanda:

Vid mätning av kontorsarbete beaktas nuvarande prestanda hos kontorsanställda och deras prestationer nu. Eftersom mer och mer mekanisering har skett i vårt land, skulle standard bli mer nödvändigt.

Förändring av de oregelbundna metoderna för uppskattning eller gissning kan arbetet mätas och standard kan ställas in med hjälp av följande metoder:

1. Metod för tidigare prestationer:

Under denna metod analyseras register för att fastställa standarden. Standard som baseras på tidigare resultat kan baseras på bästa prestanda, eller det värsta resultatet beaktas. Det är en enkel metod som i hög grad kan installeras utan kostnad.

2. Tidsanalysmetod:

Det är också känt som tidsloggsmetoden. Följande steg är inblandade i denna metod:

(a) Varje aktivitet som utförs under dagen identifieras.

(b) Varje identifierad aktivitet ges en enkel kod.

c) En särskild tidsanalysark utarbetas varje vecka av varje arbetare där han registrerar sin prestation i en vecka eller en månad.

(d) Uppgifterna för den så registrerade prestationen analyseras, redigeras och granskas och ett tidsanalysark utarbetas för varje avdelning, där varje aktivitet sammanfattas med ett kodnummer. Rapporten som är så förberedd ger den totala tiden som spenderas på varje aktivitet i en viss avdelning.

e) Den totala producerade kvantiteten divideras nu med det antal timmar som spenderas, vilket ger grunderna för tidsstandarderna, och jämförelse kan göras mellan olika avdelningar på grundval av dessa tidsnormer.

Denna metod är enkel och kan installeras utan mycket extra kostnad. Den största nackdelen med metoden är att de insamlade uppgifterna är subjektiva och sådana uppgifter är opålitliga, eftersom de personliga tidsavgifterna inte registreras av de enskilda anställda.

3. Arbetsprovtagningsmetod:

Under denna metod bryter en utbildad analytiker först och främst alla faktorer som är involverade i studien. Slumpmässiga observationer registreras av det arbete som utförts av de olika individerna. Hur de spenderar sin tid och vad de producerar registreras.

Därefter utarbetas en rapport för hela den berörda avdelnings arbete och det görs en observation om hur mycket tid det gäller för varje jobb. Arbetsprovtagningsmetoden är vetenskaplig och data som erhållits enligt denna metod är mycket mer tillförlitliga än under tidsanalysmetoden.

Denna metod har två viktiga nackdelar:

Utbildade analytiker behövs, och metoden kan vara oekonomisk om den provstorlek som krävs för att få rätt resultat är för stort.