Hantera Office Systems (6 sätt)

Några sätt att hantera kontorsystem är enligt följande: 1. Förvaltning av närvaro 2. Förvaltning genom kontroll av kassabok 3. Förvaltning genom kontroll av kontanter / småpengar 4. Förvaltning av kontroll för maskin, poner etc. 5. Förvaltning av Kontroll av kontorspapper 6. Hantering av kontroll genom Office Movement Registers.

Hantera ett kontorsystem # 1. Förvaltning genom deltagande:

Det är den första principen för vilket kontor som ska följas av någon chef. Det är väldigt viktigt att alla Office-chefer kontrollerar kontoret genom att upprätthålla ett strikt mötesschema.

Varje anställd ska komma in på kontoret minst 15 minuter innan kontoret börjar. De borde skriva under kontorsregistret.

Efter det att schemalagd tid är slut bör registret tas bort av Office Manager. Detta är en grundläggande regel. Senast bör han bara tillåta en nåd av 15 minuter mer för sina senkomlingar att underteckna registret.

Om någon anställd dyker upp sent även efter graceperioden på 15 minuter, ska kontorschefen markera honom frånvarande och justera denna frånvaro mot hans lediga ledighet, om det är på hans konto eller be arbetstagaren att gå tillbaka till sitt hus som han är märkt frånvarande för dagen. Det finns igen en regel om 3 dvs tre frånvaro i en månad för att vara sent till kontoret omvandlas till en ledighet utan lön vid slutet av månaden, bör kontorschefen informera HO om det.

Hantera ett kontorsystem # 2. Förvaltning genom kontroll av kontanter bok:

Kontorchefen får i varje kontor kontanter och kontanter för att driva och kontrollera kontoret. Kontantboken måste upprätthållas av revisorn som arbetar under kontorschefen och kontanter av kassören. I vissa kontor underhålls kontanter av kassan, och kontona underhålls av revisorn.

Kontorschefens uppgift är att kontrollera utflödet av kontanter och inflöde av kontanter, kontroller och efterfrågan. Kontorschefen ska kontrollera kupongerna dagligen och noggrant om alla transaktioner som sker på kontoret på daglig basis.

Han bör endast underteckna kupongen om uppgifterna är korrekta och varje kupong bekräftas av sedlarna, glidningar etc. om det används för vissa ändamål av kontoret och fotokopiorna av kontrollerna eller efterfrågan om något betalas till Parterna bibehålls tillsammans med kupongen.

Han bör se till att kassaboken uppdateras varje dag, från dag till dag för transaktionen, och bör se till att saldot i kassaboken räknar med pengarna i kassan. När det är klart borde han begära att revisorn sätter sin signatur på kassan först och då ska han skriva under kontorsförseglingen.

Hantera ett kontorsystem # 3. Förvaltning genom kontroll av kontanter / småkassor:

Varje dag för att börja med bör kontorschefen först ringa till revisor och kontanter för underhåll av kontanter, känd som kassör. Sättet att kontrollera kasseboken och verifiera det illustreras som ovan. Återigen borde han ta reda på vad beloppet kvarstår i kassan när det gäller kontanter. När han väl vet det, ska han verifiera sig genom att räkna kontant.

Han borde be sin kassör att skriva i en bit papper om kontantbeteckningen, när det gäller rupi och paisa och certifiera den, sätta sin underskrift på den under kontorsförsegling och frimärke. Detta han borde göra för alla dagar om ett år. Detta undviker funktionsfel i systemet på kontoret.

Hantera ett kontorsystem # 4. Hantering av kontroll för maskin, poner mm .:

Nu i dag har det observerats i många kontor att personalen slänger mycket tid och pengar genom att i onödan slösa tid på telefoner och spenderar mycket pengar på STD-telefoner. På samma sätt har det observerats att en stor summa pengar används i onödan och slösas bort genom att skicka meddelanden via fax och i vissa fall spenderas mycket pengar på Xerox / fotokopior etc.

Det observeras också att vissa personer använder dessa kontorsinstrument för egen användning och debitera samma till kontoret. En intelligent Office Manager ska behålla ett register över sådana meddelanden som skickas per fax eller telefonsamtal gjorda speciellt av STD. Ett exempel på det register som upprätthålls illustreras:

Uttalande av faxmeddelande skickat via kontor:

På samma sätt kan en post i sättet att använda telefonen för STD upprätthållas. En illustration visas:

Nu, när denna betalning skickas av respektive avdelning för betalning av telefonräkningar, för maskinräkningar för att skicka massage, kan en kontokontroll göras innan du rensar sedlarna etc.

Hantera ett kontorsystem # 5. Hantering av kontroll av kontorsmaterial:

Detta är en av de fleråriga problemen som något kontor i landet står inför. Det blir avgörande och väldigt viktigt att hålla kontroll över användningen av brevpapper, såväl som slöseri med brevpapper. I Indien har kontorspersonalen en smutsig och smutsig vana att ta bort kontorspapper som papper, skrivpapper, fotreglering, pennor, stiften, klämmor etc. till sitt hem för att ge dem sina barn för att använda dem.

Detta system är mer utbrett i regeringskontor. Ingen korrekt rekord upprätthålls och i slutet av året märker man att mycket pengar spenderas på brevpapper.

Kontorschefen bör be kontorstjänsten att strikt upprätthålla en rekord av skrivpapper som kommer på kontoret och debitera brevpapper till dem som använder dem på kontoret. Ett register för detsamma bör bibehållas, och ett register som skulle fungera som en huvudbok bör bibehållas för att debitera stationen till dem som använder dem.

Samma sak bör kontrolleras i slutet av varje månad och talas med de brevpapper som finns på kontoret efter utgången av månaden.

Hantera ett kontorsystem # 6. Hantering av kontroll genom Office Movement Registers:

I varje kontor måste kontorspersonalen gå ut ur kontoret för att slutföra vissa officiella jobb och sedan återvända till kontoret. En intelligent Office Manager ska alltid behålla ett register där en rekord för kontorspersonalens rörelse ska bibehållas.

Den tid då han lämnar kontoret och tiden då han kommer tillbaka ska spelas in på rätt sätt. I slutet av månaden bör kontorschefen kontrollera detta eftersom när kontorspersonal presenterar sin bekostnad på lokal transport som ska ersättas av kontoret, kommer det här till nytta för ledningen att lösa lokal transportbidrag.