Gör ditt företags redovisningssystem mer effektivt

Gör ditt företags redovisningssystem mer effektivt!

Behovet av att utveckla ett effektivt redovisningsinformationssystem i ett företag kan inte överbelastas. Eftersom användningen och kontrollen av finansiella resurser är kopplad till redovisningsinformationssystem blir det allt viktigare att noga planera, utforma och implementera redovisningssystem.

Image Courtesy: undercdn.under30media.netdna-cdn.com/wp-content/uploads/2013/Accounting.jpg

Vad gör ett bokföringsinformationssystem effektivt? Svaret på denna fråga kan ges i form av följande kritiska framgångsfaktorer:

1. Effektivitet

2. Enkelhet

3. Flexibilitet

4. Tillförlitlighet

5. Användarens godkännande

1. Effektivitet:

Redovisningsinformationssystem ligger mellan kategorierna av fabrikssystem och supportsystem. Generellt är drivkraften bakom utvecklingen av dessa den sannolika förbättringen av effektiviteten hos de specifika uppgifterna och den lagstadgade skyldigheten att generera korrekt och aktuell information för rapportering till olika externa användare. Sådana system måste därför arbeta med lägsta möjliga budgetar och tjäna syftet.

Mängden information som genererats av redovisningsinformationssystemen har ökat väsentligt. Som ett resultat har kostnadseffektiviteten blivit en kritisk framgångsfaktor för redovisningssystem.

2. Flexibilitet:

Redovisningssystem är nu föremål för vanligare ändringar än någonsin tidigare. Förändringarna är i allmänhet nödvändiga genom förändringar i förordningar för affärer, omstrukturering av organisationen, affärsprocessreformering etc.

Bokföringsinformationssystemet kan ändras för att dra nytta av förändringen i informationstekniken. Således måste ett bokföringsinformationssystem vara flexibelt och kunna anpassa sig till förändringarna i affärsmiljön och informationstekniken.

3. Enkelhet:

Redovisningsinformationssystem används av olika användare, både internt och externt. Dessa användare har olika nivåer av förståelse för informationssystem och teknik. Det är därför viktigt att se till att systemet är enkelt och användarvänligt.

Ett bokföringsinformationssystem ska vara enkelt att driva, underhålla och granska. Det bör undvika oönskade funktioner, eftersom de bara lägger till komplexitet i systemet. Det finns emellertid avvägning mellan enkelhet och flexibilitet och en ordentlig balans mellan de två måste bibehållas i systemet.

4. Tillförlitlighet:

Eftersom redovisningsinformationssystemen relaterar till den dagliga verksamheten i verksamheten, måste de vara mycket tillförlitliga system. Tillförlitligheten kan mätas med avseende på lågt underhåll, informationskvalitet och förmåga att hantera undantag. Redovisningsinformationssystem måste utformas för att säkerställa att de inte accepterar felaktiga uppgifter, inte heller ger de felaktiga eller ofullständiga rapporter.

5. Användaracceptans:

Användningen av redovisningsinformationssystem är genomgripande i näringslivet, eftersom nästan varje avdelning använder den. På grund av det stora antalet användare blir det svårt att säkra användare. Utan användarnas godkännande kan inte bokföringsinformationssystem lyckas.

Underlåtenheten av redovisningssystem i nationaliserade indiska banker i de inledande stadierna är ett klassiskt exempel på vikten av användarnas acceptans av bokföringsinformationssystem.

Användarens acceptans kommer när systemet gör användarens jobb enklare och löser sina problem, utan att lägga till hans illa. Användarnas engagemang i utvecklings- och genomförandefasen är således avgörande för framgången med redovisningssystem.