Linje och personal: Offentlig administration (definition och funktioner)

Läs den här artikeln för att lära dig om definitionen, förhållandet och funktionerna för linje och personal i den offentliga förvaltningen.

Definition och ursprung:

En annan administrativ princip som är populär i den offentliga förvaltningen är Line and Staff. Vissa offentliga förvaltare kallar det för en "defekt hierarki". I någon organisation sägs det att det i allmänhet finns två typer av anställda. En typ kallas linje och den andra kallas personal. Varje företag eller organisation har vissa mål och det är ledamöternas funktion att översätta målen till verkligheten. Å andra sidan hjälper medarbetarna i personalbyrån på alla möjliga sätt medlemmarna av linjen för att uppnå målet.

Till exempel, vid byggandet av en bro, är både linje och personal involverade i byggnadsarbetet. Linjemedlemmarna är direkt engagerade i byggandet av bron. Men ensam ledamöterna kan inte slutföra byggnadsarbetet om de inte biträds av andra medlemmar eller anställda eller arbetstagare.

Dessa anställda är kända som personal. Deras funktion är att leverera material, hjälpa ledamöterna i deras arbete. Därför är såväl linjen som personalanställda avgörande för att uppnå målet. White hävdar: "De (linje) är de centrala elementen i ett administrativt system." Från White-observationen är det helt klart att ledande anställda är mycket viktiga för förvaltningen av någon organisation. Men lika viktigt är medarbetare.

När det gäller principens ursprung kan det observeras att linjen och personalkonceptet ursprungligen infördes i militära tjänster. Peter Self säger att den offentliga förvaltningen ursprungligen plågades av många problem och för att lösa dem lånade några offentliga förvaltare denna princip från militära tjänster och tillämpade den sedan på allmänförvaltning. Peter Self skriver: "De har i allmänhet använt detta begrepp personal i begränsad bemärkelse.

Personalens funktion är att bistå verkställande direktören genom att tillhandahålla information, formulera möjliga åtgärdskurser, samordna beslut och rapportera om resultatet. "Gulick kallar dessa funktioner för personalbyrån som" Knowing, Thinking and Planning ". När det gäller linje och personal säger Peter Self: "Den avgörande tanken var att det faktiska beslutsfattandet är det exklusiva ansvaret för verkställande direktören och av de operatörer som arbetar under hans kontroll, och att personalassistenterna inte utövar någon makt utöver påverkan av deras idéer på chefen själv. På detta sätt kan modellen av en hierarki-pyramid respekteras trovärdigt ".

Enligt LD White anser "En personal är en byrå som är rådgivande för den högsta tjänstemannen, men utan operativt ansvar". Med andra ord är personalen helt enkelt assistenterna till verkställande direktören. De är mycket viktiga för organisationens ledning, men tyvärr har de inget ansvar.

Vi finner därmed att begreppet linje och personal finns en tydlig hierarki och i militärtjänsten dominerar denna hierarkiska struktur. Hierarkin är självklart oundviklig på grund av det faktum att i varje form av organisation finns det några anställda som är mycket viktiga för både policy-making och ledarskapsgivande funktioner.

Denna typ av funktion kan inte förväntas från alla typer av anställda och naturligtvis måste en hierarkisk struktur uppstå. Det finns naturligtvis gott om marknadsföring. Men det utesluter inte den hierarkiska strukturen. White och Gulick har observerat att för en bättre och effektiv förvaltning av en organisation är levnads- och personalsystemet väldigt viktigt.

Relation:

(1) I den hierarkiska strukturen ges i allmänhet större betydelse för linjebyrån eller medlemmar av linjen och mindre betydelse för medarbetarna. Enligt Nigro och Nigro är linjemedarbetarna viktiga för organisationens ledning. Policy-making är den viktigaste delen av en organisation och detta arbete görs av ledamöterna. Särskilt händer detta i USA. Men medarbetarna hjälper ledamöterna på många sätt, till exempel att lämna in uppgifter, föreslå ny process, för att ge råd. Linjemedlemmarna ignorerar aldrig dessa.

(2) Ledamöterna är viktiga tjänstemän och de är direkt involverade i beslutsprocessen. Men beslutsfattande är inte allt. Detta måste utföras och i allmänhet utförs detta arbete av personalen anställda. Generellt uppstår komplexiteter och personalanställda löser dem. I praktiken har det visat sig att med alla problem kan medarbetarna inte rådgöra med ledamöterna. Detta skapar en viktig aspekt av förhållandet mellan de två.

(3) Enligt Nigro och Nigro i någon tunnelbana finns olika typer av tjänster som tunnelbanemedlemmarna får. Men några av tjänsterna är väldigt viktiga, till exempel brandkårstjänst, lag och orderunderhåll, vattenförsörjning, elförsörjning etc. Dessa tjänster är under direkt övervakning av linjen. Å andra sidan underhålls park, transport, rekreation etc. i allmänhet av tunnelbanestyrelsens personalavdelning. Det ska noteras här att de två separata avdelningarna utför eller tillhandahåller tunnelbanestjänster-de är inte helt olika från varandra. Både linje och personal utgör en hel helhet. Tjänstens namn och karaktär kan vara annorlunda men tillsammans utgör de en helhet.

(4) Linjebyråns personal är mycket viktig och många av dem har en vital position i organisationen. Men det är att komma ihåg att dessa vitala personer i organisationen inte kan starta sina funktioner från noll. Från analysen av organisationen kommer vi att veta att medarbetarna förbereder det fält där linjemedlemmarna börjar sin verksamhet. Att komma ihåg detta Nigro och Nigro har observerat: Dessa tjänster (personal, material, finansiering, instrument etc.) är stödjande i naturen eller indirekt i deras bidrag till organisationens mål.

Vad Nigro och Nigro har velat betona är att den höga betydelsen och personligheten hos en viss individ inte är kapabel till övergripande förbättring av organisationen. I många länder i världen finns det offentliga tjänstekommissioner vars funktion är att välja rätt personer för rätt inlägg. Public Service Commission väljer personer för såväl linjer som personalbyråer och beslutar också de behöriga personerna för båda myndigheterna. Härav framgår det att den offentliga tjänstekommissionen ger båda myndigheterna tillräcklig betydelse.

(5) Dimock och Dimock har i sin offentliga administration kommit följande kommentar till förhållandet mellan de två organen: "Generellt sett utgör linjen åtgärder, personalrådgivning, linje är hierarkisk, personal säkerhet, linje är auktoritet, personalpåverkan. Vad det rätta förhållandet borde vara mellan de två typerna av verksamhet har länge varit en fråga om debatt. "Det exakta förhållandet mellan ledningen och personalen har ännu inte nått en stabil fas och det kommer aldrig att nå. Men faktum är att för en bättre förvaltning av en organisation är båda dessa byråer oumbärliga. Varje student i den offentliga förvaltningen måste komma ihåg denna punkt.

(6) Den välkända offentliga förvaltaren, Mooney, har uppmärksammat en annan aspekt av förhållandet mellan de två. Medlemmarna av personalbyrån tillhandahåller nödvändiga uppgifter och viktiga fakta som är nödvändiga för linjebyrån. Under arbetet med detta arbetar medarbetarna i personalbyrån och dominerar ledamöterna. I många fall har det visat sig att linjebyråens medlemmar är beroende av personalens hjälp och service.

Låt oss citera Mooney: "Även om alla beslut måste förbli hos regeringschefen, är det absolut nödvändigt att dessa problem kommer att komma till honom förutbestämt med all den tanken och forskningen som organiserad personaltjänst kan skänka på honom. Enligt Mooney anser personalen att jämföra med ögon, öron och händer på linjen. Låt mig igen citera Mooney: "Personalen är en expansion av personligheten. Det betyder fler ögon, fler öron och fler händer för att hjälpa dig att bilda och genomföra hans planer ".

(7) Strängt taget är linjen och personalen två sidor av samma mynt. Organisationens framsteg beror på det hjärtliga förhållandet mellan de två grenarna i den offentliga förvaltningen. Dessa två divisioner är hierarkiskt ordnade men m övar de samordnar med varandra. "Linje och personal är koordinater som inte fungerar i hierarkiska förhållanden men på horisontellt plan."

Linjebyråens funktioner:

Tan organisationens linjebyrå utför följande funktioner:

(1) Linjebyråns viktigaste funktion är beslutsfattande och beslutsfattande. LD White och många andra teoretiker av den offentliga förvaltningen har föreslagit att för en korrekt förvaltning av en organisation ska en tydlig policyformulering säkerställas och verkställande direktören tillsammans med andra viktiga medlemmar av linjebyrån formulerar policy och fattar beslut. White har sagt: Kapaciteten att fatta beslut är en väsentlig kvalitet i linjärhierarkin. Naturligtvis bakom varje beslut finns det en viktig roll för verkställande direktören och andra högsta tjänstemän och beslutet är en kollektivprodukt

(2) I det parlamentariska regeringssystemet är linjebyråns funktion annorlunda. Ministrarna tillhandahåller generellt en allmän policybeskrivning och avdelningscheferna håller de riktlinjerna i åtanke och i enlighet med dem som formulerar politiken. Det ska komma ihåg att det huvudsakliga arbetet med politik eller beslut fattas av ledamöterna. "

(3) Efter formuleringen av policyn skickar linjebolagets medlemmar det till olika avdelningar i organisationen, förklarar det bland dem och, om det finns någon kontrovers eller meningsskiljaktighet, förklarar linjebyrån och förtydligar det parlamentariska systemet några viktiga beslut fattas ibland av presidenten eller premiärministern och ansvaret för att utarbeta eller förklara faller på ledningens medlemmar.

(4) Det finns en funktionskedja. Ministeren kan beställa linjen byrå för att samla in data eller material som krävs för att formulera policy. Men medlemmarna i linjebyrån själva gör inte jobbet. Personalen gör också alltid jobbet, det görs av underordnade.

(5) Förberedelse och genomförande av planen faller på linjebyråns axel. Under de senaste fem eller sex decennierna har många länder antagit planeringssystemet som ett medel för att uppnå utvecklingsmålen. Den allmänna planen för planering görs av en organisation som kallas planeringskommission eller någon annan kropp. Men förberedelse av planering (i alla dess former och uppdelningar) görs faktiskt av linjebyrån. White har sagt: "Det finns en enorm mängd planering på området för stadsadministrationen på alla nivåer, kommunens regionala och nationella"

(6) Utarbetandet av planering är viktigt och viktigare är resursinsamling. Detta jobb är gjort av ledamöterna. I blandad ekonomi är resursinsamlingen mycket svår och medlemmarna i linjebyrån gör detta jobb och axlar besväret.

(7) Planering är en omfattande term. I den ingår utveckling av industri, jordbruk och många andra sektorer av ekonomin. Ledamotens medlemmar tar fullt ansvar för alla dessa. Återigen finns det en annan relaterad funktion - fördelningen av planens frukter inom alla delar av samhället är en viktig fråga och linjen ser efter det.

(8) Linjen består av de bästa "byråkraterna och i demokratin har allmänheten ingen positiv bedömning om det. Nepotism korruption etc., är jämställd mot den. För att skydda byråkratin mot dessa avgifter antar linjebyrån principen om självkontroll och självkritik. Det korrigerar också sina egna fel.

(9) Linjeföretag, för att uppfylla kraven på tid och förändring, omorganiserar sig själv. Det försöker ta reda på hur man höjer effektivitetsnivån och utformar sätt att möta människans växande krav.

Personalens funktioner:

(1) Data, material och andra ingredienser som är nödvändiga för att bestämma policy eller beslut lämnas av personalbyråns ledamöter. Om dessa inte är ordentligt inredda av personalen, kunde inte linjen gå vidare.

(2) Gulick har uppdelat personalens funktion i tre kategorier som att veta, tänka och planera. Dessa är intressanta och viktiga funktioner.

(3) Peter Self har analyserat personalens funktioner ur ett annat perspektiv. Han säger: "Om personalen fungerar som förlängningar av deras chefspersona är det tydligt att deras uppgifter inte kan preciseras exakt. De kommer att behöva anpassa sig till chefs personliga predilektioner och administrationstyp och ta hand om de frågor som han anser mest angelägna ".

(4) Många administratörer hävdar att personalens funktioner i stor utsträckning beror på organisationens storlek. Detta är korrekt överallt. I stora organisationer är ansvaret för linjebolagets medlemmar ganska stort. Naturligtvis kan personalens funktioner inte fastställas eller anges i förväg.

Låt oss se vad Dimock och Dimock säger om denna fråga. "Utöver den rådgivande funktionen börjar personalavdelningarna nu komma över linjens åtgärder, inklusive att utfärda order direkt till personer i kommandot. En finansavdelning utför personalfunktionerna för att utarbeta bättre metoder för kostnadsredovisning, men utför också linjfunktionerna för att hålla böcker och förhindra utgiftsbevis. "Det framgår av denna observation att för att förbättra organisationen utförs både linjen och personalbyråerna Tullar av varandra och den klassiska skillnaden i tull är tillfälligt återtagna eller bortglömda. Detta är oundvikligt.

(5) Ibland är meriter, intelligens och några andra egenskaper hos medarbetarna bättre än linjemedlemmarnas. I många organisationer är dessa erkända och vederbörligen uppskattade. Medarbetarna, som har dessa speciella egenskaper, har anförtrotts linjebyråns uppgifter. Mycket ofta händer detta. Ibland har det visat sig att verkställande direktören, på grund av sin högre kvalifikation, utsetts till en viktig post. Men han saknar abc ledningen; och i så fall söker verkställande direktören råd från sin underordnade eller en vanlig anställd.

Studien av den offentliga förvaltningen visar att detta inte är något undantag eller ett sällsynt fall. I det sammanhanget kan vi också notera att en vanlig anställd av personalen är politiskt kraftfull vilket innebär att han har politiskt inflytande och i en sådan situation kan linjebolagets verkställande direktör söka råd eller hjälp från personalen.

(6) Det sägs i allmänhet att en anställdstjänstens primära plikt är att ge råd eller förslag till linjebyrån. Men rådgivningen ger ibland vaga och, naturligtvis, för att förbättra organisationen arbetar både linje och personal hand i hand. Detta är bilden av den verkliga situationen.

(7) I en organisation finns en verkställande direktör. Ansvarsbyrån kan vara överdriven, men han kan inte undvika detta. I den situationen är han tvungen att ta någon form av administrativ hjälp från sin underordnade som tillhör personalbyrån. Medarbetarna löser många viktiga problem som medlemmarna i linjen står inför. På så sätt följer linjen och personalen en princip om samordning och samarbete mellan dem.

Linje och personal i kabinettet:

Vi har hittills diskuterat linjen och personalkonceptet i allmänhet. Peter själv tror att konceptet har en annan betydelse och tillämpning i regeringsformen. Låt oss börja vår analys med sin kommentar: "När vi vänder oss till tjänsteplatsen i ett system av regeringsregering, uppstår ganska olika problem." Hans argument är att principen om linje och personal inte är framträdande i regeringsformens regeringsform. I Förenade kungarikets skåpsystem är både verkställande och lagstiftande organ separata organ och deras funktioner är separata, eftersom verkställande direktörens uppgifter är tydligt väl avgränsade. Denna speciella princip har förlorat sin viktiga del av framträdande. Endast på bestämda frågor arbetar linjebyrå och personalbyrå. I allmänhet är den offentliga förvaltningen eller det administrativa systemet, linje och personalidé, så mycket viktigt att det inte kan ignoreras.

Det finns en annan speciell aspekt av denna fråga i Storbritannien. Enligt Peter Self är linjerna för samordning och kontroll horisontella snarare än vertikala. I Storbritannien är de överordnade eller kraftfulla officerarna i allmänhet inte befogade att kontrollera eller i huvudsak dominera underordnad personal. Med andra ord, verkställande direktören inte har enorm kraft och auktoritet, och underordnade tjänstemän eller anställda helt enkelt är orderbärande och genomförande personer. I administrativt system finns parallella avdelningar och varje avdelning ålägger kollektiv disciplin och ansvar för sig själv. Faktum är att det inte finns någon högre officer att göra detta jobb. I allmänhet system av linje och personal är detta inte tillgängligt.

I Storbritannien är den allmänna administrationen blandad med politiken eftersom en minister, som är ut och ut en politisk person, är chef för en avdelning och tjänstemännen arbetar under hans auktoritet. Under ministerens högsta auktoritet och ledning formuleras politiken och beslut fattas. Cheferna eller avdelningscheferna har viss roll att spela, men det är ministern som har befogenhet att uttala det sista ordet. Detta är inte i överensstämmelse med den allmänna administreringslinjen.

Skatteavdelningen är mycket kraftfull och den är en sammanhållen förvaltningsgren. Samtidigt är det ett politiskt organ, eftersom ministrarna är politiska personer. Återigen finns det ett administrativt system som består av byråkrater och andra tjänstemän eller anställda. Framväxten av kontroversiella problem är inte en mycket vanlig angelägenhet i skåpsystemet eftersom ministerens beslut är slutgiltigt. Ministern har åtagit sig att göra något och detta åtagande är för väljarna. Naturligtvis kan byråkratin inte ändra ministerens beslut. Omfattningen av kontrovers i skåpsystemet är inte så stor och när en kontrovers uppstår tar det inte mycket tid att dö ner.

I detta sammanhang observerar Peter Self vidare: "När det gäller personal- och linjeteori har den brittiska premiärministerns ställning orsakat täta förvirringar. Statsministerns befogenhet vilar på hans rätt att anställa och avfyra andra ministrar, hans personliga och politiska överklagande som partiledare och hans roll som nationens chefrepresentant i utrikesförbindelser "I skåpet är den brittiske premiärministern inte en allmäktig person eller en diktator, han är helt enkelt primus nitre pares. På grund av alla dessa skäl har linjens och personalens princip inte full inverkan i det brittiska kabinettsystemet.