Förvaltningsnivå: Typer av information som krävs vid olika ledningsnivåer

Några av de viktiga typerna av information som krävs på olika ledningsnivåer är följande:

En mer funktionell klassificering av information är på grundval av typer av beslut.

Information, som krävs vid olika ledningsnivåer, kan klassificeras som operativ, taktisk och strategisk.

1. Operativ information:

Operativ information avser den dagliga verksamheten i organisationen och är således användbar för att utöva kontroll över de verksamheter som är repetitiva. Eftersom sådana aktiviteter styrs på lägre nivåer av ledning behövs operativ information av den lägre ledningen.

Till exempel övervakas och kontrolleras informationen om kontantpositionen dagligen och kontrolleras på lägre nivåer av förvaltningen. På samma sätt används marknadsföringsfunktionen daglig och veckovis försäljningsinformation av lägre nivåchef för att övervaka försäljningskraftens prestanda.

Det kan noteras att operativ information avser aktiviteter som är lätta att mäta enligt specifika standarder. Operativ information avser huvudsakligen aktuell och historisk prestanda och baseras främst på interna datakällor. Det prediktiva elementet i operativ information är ganska lågt och om det är där, har det en kortvarig horisont.

2. Taktisk information:

Taktisk information hjälper mellanledare att fördela resurser och upprätta kontroller för att genomföra organisationens överordnade planer. Till exempel kan information om de alternativa finansieringskällorna och deras användningar på kort sikt, möjligheter för utnyttjande av överskottsmedel i kortfristiga värdepapper mm krävas på mitten av ledningen.

Den taktiska informationen är generellt förutsägbar, med inriktning på kortsiktiga trender. Det kan vara delvis aktuellt och delvis historiskt och kan komma från såväl interna som externa källor.

3. Strategisk information:

Medan den operativa informationen behövs för att ta reda på hur den givna aktiviteten kan utföras bättre, behövs strategisk information för att göra val bland affärsalternativen.

Den strategiska informationen hjälper till att identifiera och utvärdera dessa alternativ så att en chef fattar informerade val som skiljer sig från konkurrenterna och begränsningarna av vad rivalerna gör eller planerar att göra. Sådana val görs endast av ledare.

Strategisk information används av cheferna för att definiera mål och prioriteringar, initiera nya program och utveckla politik för förvärv och användning av företagsresurser. Till exempel kan information om de långsiktiga behoven av medel för företagets pågående och framtida projekt användas av chefer på toppnivå för att fatta beslut om att gå offentliga eller närma sig finansiella institut för terminslån.

Strategisk information är prediktiv, bygger starkt på externa datakällor, har ett långsiktigt perspektiv och är oftast i summarisk form. Det kan ibland innehålla "vad om" scenarier. Den strategiska informationen är emellertid inte bara extern information.

För länge trodde man att strategisk information är i grunden information om den yttre miljön. Det är emellertid nu välkänt att de interna faktorerna är lika ansvariga för framgångar eller misslyckanden i strategier och därmed krävs också intern information för strategiskt beslutsfattande.

Figur 1.2 representerar de typer av information som krävs på olika nivåer av ledarhierarki.

Det kan komma ihåg att varje typ av information har sin roll att spela i ledande effektivitet. Varje typ av information behövs i varierande grad av cheferna på alla nivåer. Således kan en del av operativ information användas även av företagets verkställande direktör.

Skillnaden ligger i andelen av varje typ av information i chefernas totala informationsbehov på olika nivåer av ledarhierarki.