Så här organiserar du din kontor: Topp 12 steg

Denna artikel lyfter fram de tolvsta stegen som krävs för att organisera ett kontor. Stegen är: 1. Planering 2. Urval av plats 3. Rymd eller boende 4. Utläggning 5. Arbetsvillkor 6. Utrustning 7. Rekrytering av personal 8. Avdelning 9. Tilldelning av jobb 10. Delegering av myndighet 11. Skapande av relationer 12. Förberedelse av en kontorshandbok.

Organisera ett kontor Steg # 1. Planering:

Varje typ av arbete behöver planering. Tillfälligt arbete leder till slöseri med tid, pengar och energi. Planeringen av ett kontor beror till stor del på dess sort och omfattning av verksamheten. Det återigen bestäms av arten och den av organisationen för vilken kontoret är upprättat. Förutom fysisk planering ska en budget också utarbetas, både för kapital- och intäktsutgifter med hänsyn till tillgängliga medel.

Organisera ett kontor Steg # 2. Val av webbplats:

Detta är en problematisk uppgift. Olika faktorer - kommersiella, ekonomiska och omständigheter - måste beaktas.

Organisera ett kontor Steg # 3. Utrymme eller boende:

Boendet måste vara tillräckligt för avdelningen. Omfattning ska finnas för framtida expansion men hyresfaktorn kan inte ignoreras.

Organisera ett kontor Steg # 4. Lay-out:

Boende och layout är nära förbundna. Det finns olika typer av layout som beror på kontorsystemet och antalet avdelningar. Principen om ett optimalt utnyttjande av rymden måste beaktas.

Organisera ett kontor Steg # 5. Arbetsförhållanden:

Kontoret måste vara försedd med lämplig belysning, ventilation, sanering etc. som effektiviteten av arbetet i stor utsträckning beror på.

Organisera ett kontor Steg # 6. Utrustning:

Olika typer av utrustning som består av möbler, maskiner, apparater, brevpapper, etc. är nödvändiga för det dagliga driften av ett kontor. Inköp måste göras med stor omsorg. Fortsatt leverans, korrekt underhåll och vid behov reparationer och förnyelser är nödvändiga för dem.

En separat inköpsavdelning kan ställas in för ändamålet. Sekreteraren får anförtro jobbet. Med andra ord måste alla materialelement köpas och deras regelbundna försörjning säkerställs.

Organisera ett kontor Steg # 7. Rekrytering av personal:

Detta handlar om de mänskliga elementen i en kontorsorganisation och är den svåraste uppgiften.

Rekrytering av personal är en process som består av följande steg och aspekter:

(a) Specifikation och betygsättning:

Först måste jobbet specificeras. Det innebär att en lista måste vara förberedd för vilka typer av specifika arbeten som krävs för oroet. På motsvarande sätt måste en förteckning över specifika typer av män som krävs för att utföra arbetena förberedas.

Jobbspecifikation och manspecifikation är samtidiga handlingar. Jobb måste också betygas. Enligt American Management Association finns sex typer av betyg-från A till F. Högre betyg, mer funderar funktion än att fungera. Sänka betyg, mer fungerar än tänkande funktion.

Följande faktorer måste beaktas vid bestämning av betyget:

(i) Utbildning, både generell och teknisk,

(ii) Förmåga som krävs för att göra ett jobb.

(iii) Erfarenhet, om någon.

(iv) Mängden övervakning och riktning som behövs. Ersättningsnivåerna beror på betyget av jobbet.

(b) Rekryteringspolicy:

Det måste finnas en bestämd rekryteringspolitik. Rekrytering kan ske genom annonser i tidningar eller genom anmälan till anställningsutbyten. Andra rekryteringskällor är: från familjemedlemmar till befintlig personal, fackföreningen, ex-tjänstemän (särskilt för säkerhetspersonalen), yrkesinstitut, kontorsapparat som levererar bekymmer, arbetssökande etc.

c) Rekryteringsförfarande:

Förfarandet består av att hålla olika test, skriftligt och muntligt, ta intervju, genomgå medicinskt prov etc. Det är en process för eliminering och äntligen väljs vissa personer.

d) Utbildning:

I många farhågor måste de valda männen gå igenom induktionsutbildning. Ibland måste man, innan man får arbete, tjäna en lärlingsperiod. Eller efter att ha fått anställning måste en prövotid omfattas av arbetstagaren innan tjänsten görs permanent. Utbildning ges också för kampanjer eller mellanavdelningar.

Organisera ett kontor Steg # 8. Avdelning:

Avdelningen är ett specialiserat jobb. Det betyder gruppering av jobb. En grupp av allierade jobb kallas funktionellt en avdelning.

Kontonavdelningen består till exempel av alla relaterade jobb för att hålla böcker, upprätta finansiella rapporter och konton, göra beräkningar av produktionskostnad och försäljningspris, betala beställningsorder, upprätthålla relationer med banker, fordringsägare, gäldenärer etc., och gör sådana andra allierade funktioner.

Olika faktorer måste beaktas innan man delar upp organisationens totala funktioner i avdelningar. Innan avdelningen kan delning ske. Frågan om centralisering och decentralisering av kontorsfunktioner uppstår också. Kontorsystemet måste bestämmas.

Organisera ett kontor Steg # 9. Tilldelning av jobb:

Varje anställd ska tilldelas särskilda uppgifter. Jobb som ska tilldelas dem. Alla skall veta vem som är hans överordnade, från vilken han måste ta emot order och till vilken han ska vara ansvarig. Arbetstilldelning följs av rutinförberedelse för att utföra jobbet enligt väl bestämt förfarande eller metod som antagits.

Organisera ett kontor Steg # 10. Myndighetens delegation:

Delegering av auktoritet är en organisations livskraft. Varje överordnad ska delegera eller bevilja en del av sin auktoritet till hans underordnade. Enligt denna myndighet ska den underordnade ha befogenhet att utföra sitt arbete och kan göra order till hans underordnade. Lika ansvarsbelopp skapas med delegering av auktoritet. Högre myndighet större är ansvaret.

Myndigheten rör sig nedåt från överlägsen till underordnad, ansvar skapas och ansvarlighet flyttar uppåt från underordnade till överordnade. Ansvarighet innebär att rapportera från överordnade underordnade för att se hur långt de har utfört sina uppgifter. Genom ansvar ställer de överordnade övningarna kontroll över sina underordnade.

Organisera ett kontor Steg # 11. Skapa relationer:

Detta är den viktiga uppgiften att organisera. Inom organisationen samlas ett stort antal personer. De måste göra sina respektive jobb, men det måste finnas perfekt samordning i deras funktion för att uppnå de gemensamma målen för organisationen.

Relationen mellan anställda i en organisation är baserad på auktoritet. Begreppet myndighet betyder kraften att fatta beslut och göra order till andra för att få de beslut som fattas. Inom en organisation finns en kedja av överlägsen-underordnad relation bland medarbetarna.

Varje individ är överlägsen sin nästa person men underordnad sin tidigare person. Och myndigheten flyttar sig nedåt och ansvaret rör sig uppåt mellan en överordnad och hans underordnade. En överordnad kan ha ett antal underordnade under honom. Detta är "span of control". Men varje underordnad måste bara ha en överlägsen över honom. Detta kallas principen om "kommandoförening".

Inom ett kontor om vi tittar på kontonavdelningen kommer uppfattningen att vara tydlig. Bemyndigande att göra kontonarbete flyttar från sekreteraren, som är chefen, till chefsrevisor eller finanschef (vad som helst kan vara postens namn). Chefsrevisorn själv gör inte allt självständigt bokföringsarbete.

Han delegerar en del av sin auktoritet till sina assistenter och assistenten delegerar delar av sin auktoritet till handläggare. Ansvaret rör sig uppåt från de anställda till assistenterna, från assistenterna till chefsrevisoren och från chefsrevisoren till sekreteraren. Sekreteraren, som fick myndigheten från toppledarna, är ansvarig för dem.

Olika aspekter av en organisation:

Myndighetsförhållande i en organisation är indelad i två delar:

(a) Linje:

De som är engagerade i att göra en organisations grundläggande eller huvudfunktioner, som produktion, marknadsföring, inköp etc. kallas "line" -personer. Deras auktoritet kallas linjemyndighet. Delegering av auktoritet sker huvudsakligen genom linjen människor,

(b) Personal:

De som är engagerade i tjänste- eller rådgivande funktioner, som ekonomi, personalledning etc. kallas "personal". Dessa människor är specialister och rådgör linjen med sina specialiserade tjänster så att de viktigaste eller grundläggande funktionerna kan utföras effektivt.

Ett kontor är ett säte för båda typerna av personal och personal. När avdelningen görs måste denna gruppering av funktioner hållas i åtanke. Detta är väldigt viktigt eftersom det ofta förekommer en konflikt mellan linjen och personalen.

Det här handlar om en formell organisation av ett kontor som upprättas av de högsta ledarna på grundval av myndighetsrelationer. Förutom denna formella organisation finns det en tillväxt av informell organisation inom ett kontor.

Människor som arbetar på ett kontor som tillhör olika avdelningar och olika myndighetsnivåer kan bilda sig i informella grupper på grund av följande faktorer:

a) talar samma språk

b) ha hemmet i samma stat eller distrikt

c) Tror på samma politiska ideologi.

(d) Tillhör samma religiösa samhälle etc.

Informell organisation har ofta visat sig vara starkare än formell organisation. Vad som inte kan uppnås genom officiella eller formella beställningar kan uppnås genom informella önskemål.

Organisationskarta och handbok:

Det är önskvärt att ett diagram upprättas som visar de formella positionerna och formella relationerna. Genom att titta på diagrammet kan man förstå sin position i förhållande till sina överordnade och underordnade. Ett organisationsschema kan vara antingen vertikalt eller horisontellt eller cirkulärt. Men organisationsschemat är inte tillräckligt. Det beskriver inte funktionerna hos de personer som håller de olika inläggen.

En organisationsmanual utarbetas som är en dagbok som beskriver de specifika funktionerna för de olika inläggen. En kopia av sådan handbok ges till varje anställd för bättre förståelse för organisationen och dess folk. Man kan känna sina uppgifter och gränserna för hans auktoritet. Sekreteraren har en stor plikt att förbereda organisationsschemat och organisationshandboken.

Organisera ett kontor Steg # 12. Förberedelse av en Office Manual:

I ett bra kontor utarbetas en handbok för kontorsproceduren och en kopia distribueras till varje anställd som vägledning. Regeringen publicerar kontorsmanual för avdelningsförfarandet och formaliteterna och erbjuds till allmänheten till nominellt pris.

En väl utformad handbok för kontorsrutiner tjänar följande ändamål:

(a) Det är en stående plan för arbete,

(b) Det anses vara ett medel för intern, kommunikation,

En kontorsmanual består av flödesscheman.

Fördelarna med kontorsmanualen är:

(a) Det hjälper samordning av olika aktiviteter,

(b) Det gör beslutsfattandet snabbare och bygger på enhetlighet i syfte,

(d) Det registrerar lektionerna från organisationens tidigare erfarenhet och utifrån det är det mest praktiska förfarandet utarbetat.

(e) Det är ett mycket effektivt verktyg för kontroll och arbetsmätning,

(f) Det utgör grunden för O & M-studien.