Hur man hanterar organisationsmedicinsk kommunikation mer effektivt? - Besvarat!

I dagens sammanlagda kvalitetsorienterade organisationer sträcker sig kommunikationsprocesserna i hela organisationen på ett antal olika sätt, både formellt och informellt. När organisationer blir mer mångsidiga blir kvaliteten och klarheten i kommunikationen på alla nivåer mycket kritisk.

Image Courtesy: 2.bp.blogspot.com/_CAGkPGfYbMc/TBTgpMRr/connected.jpg

Både formella och informella kanaler beskrivs enligt följande:

Formell kommunikation:

Formell kommunikation följer kommandokedjan och är erkänd som officiell. I klassiska byråkratiska organisationer har kommunikationsflödet varit främst från toppen nedåt. I nuvarande organisatoriska strukturer strömmar kommunikationen uppifrån, ner och uppåt och i samordning med alla korsfunktionella system och processer.

Nedåtgående kommunikation:

Den nedåtgående kommunikationen är från överlägsen till underordnad eller från överhanteringen filtrerad till arbetstagare genom de olika hierarkiska kommunikationscentren däremellan och kan innefatta sådana standardstyrningsverktyg som uttalande av organisationsfilosofin och organisationsdirektiven, standard operativa procedurer, standardkvalitet kontrollförfaranden, säkerhetsbestämmelser och annat relevant material. Nedåtgående kanaler används för att ge anställda arbetsinstruktioner och annan information som behövs för att utöva den delegerade myndigheten.

För att denna kommunikation ska kunna vara effektiv bör arbetarna få veta allt inte bara vad de förväntas göra utan också varför de gör det och varför deras bidrag är viktiga för organisationen. Detta ökar känslan av acceptans hos arbetarna. Det är också viktigt att kommunikationen överförs till arbetstagare på det språk de kan förstå.

Till exempel kanske en maskinoperatör inte förstår mycket om organisationsfilosofin eller någon specialterminologi om strategisk planering eller teknisk dynamik. Följaktligen måste arbetstagarna kommuniceras på eget språk och uppfattningar.

Även de flesta arbetstagare är konditionerade för att acceptera kommunikation från sina omedelbara överordnade, och därför måste meddelandet filtreras ner genom normala kanaler och redigeras på väg ner för det enda syftet med förenkling, var som helst, utan att förlora innehållet eller avsiktet av meddelandet. Det är viktigt att det inte finns någon kommunikationsuppdelning på någon nivå eller från någon källa.

Följande humoristiska redogörelse för informationsförlust och förvrängning som kan uppstå i nedåtgående kommunikation antas från JW Gould:

En oberste utfärdade följande direktiv till sin verkställande direktör:

"I morgon kväll på cirka 2000 timmar kommer Halleys komet att ses på detta område, en händelse som bara inträffar en gång på 75 år. Låt männen falla ut i bataljonsområdet i trötthet, och jag kommer att förklara detta sällsynta fenomen för dem. Vid regn kommer vi inte att kunna se någonting, så montera männen i teatern och jag ska visa dem filmer av den. "

Detta meddelande filtrerades ned enligt följande:

jag. Verkställande direktör till bolagsledare:

"Efter överläggning av översten, imorgon på 2000 timmar, kommer Halley's Comet att dyka upp över bataljonen. Om det regnar, faller männen ut i trötthet. Sedan marschera till teatern där det sällsynta fenomenet kommer att äga rum, något som bara inträffar en gång per 75 år. "

ii. Företagets befälhavare till löjtnant:

"Efter överordnad av överste i trötthet på 2000 timmar imorgon kväll kommer den fenomenala Halley's Comet att dyka upp i teatern. I fall av regn i bataljonen kommer kolonellen att ge en annan order, något som inträffar en gång vart 75 år. "

Lieutenant Sergeant:

"I morgon på 2000 timmar kommer översten att dyka upp i teatern med Halley's Comet, något som händer vart 75 år. Om det regnar kommer kolonellen att beställa kometen i bataljonsområdet i trötthet ".

Sergeant till Squad:

"När det regnar imorgon på 2000 timmar, kommer den fenomenala 75-årige general Halley, tillsammans med överste, att köra sin komet genom bataljonsområdet i trötthet".

Uppåtgående kommunikation:

Uppåtgående kommunikation går i motsatt riktning och baseras på kommunikationsbehovssystemet som utformats av ledningen för att ta emot information från operativa nivåer. Denna information kan bestå av standardrapporteringsobjekt som produktionsrapporter och så vidare.

Den högsta ledningen som alltid är intresserad av förbättringar och högre produktivitet och vill veta arbetstagarnas reaktioner på vissa policy- eller processförändringar och effektiviteten i de utfärdade operativa instruktionerna kommer att isoleras om det inte finns någon eller dålig uppåtgående kommunikation. Uppåtgående kommunikation ger en tydlig kanal för överföring av information, åsikter och attityder upp genom organisationskanalerna.

Organisationen måste skapa ett klimat som bidrar till att uppmuntra sådan uppåtgående kommunikation. Detta klimat kan genereras genom en öppen dörrpolitik där arbetarna vet att deras överordnade är alltid tillgängliga för att diskutera problem och problem. Systemen måste se till att cheferna har utvecklat lyssningsförmåga samt en uppriktig och sympatisk inställning till arbetarens problem. Denna möjlighet för uppåtgående kommunikation uppmuntrar medarbetare att bidra med värdefulla idéer för att förbättra organisationseffektiviteten.

De deltagande beslutsteknikerna kan utveckla en hel del uppåtgående kommunikation genom att antingen informellt involvera underordnade eller formellt tillåta deltagande. Således kan den uppåtgående informationsåterkopplingen utnyttjas på ett effektivt sätt i beslutscentrum för att bedöma resultaten av organisationsprestanda och att göra nödvändiga anpassningar för att uppnå organisatoriska mål.

Horisontell kommunikation:

Horisontell kommunikation är det laterala informationsflödet som sker både inom och mellan avdelningar. Generellt sett är det kommunikation mellan jämlikar. Meddelanden som flödar i sidled karaktäriseras av insatser vid samordning så att medlemmar på samma nivåer i en organisation kan dela information utan att involvera sina överordnade. Denna kommunikation är mer informell och är nödvändig för att främja ett stödjande organisatoriskt klimat.

Till exempel kan chefer på samma nivå, men från olika avdelningar, äta lunch tillsammans eller kaffe tillsammans, diskutera och organisera sina aktiviteter på ett sådant sätt att de kompletterar varandra och processen är till nytta för företaget som helhet. Denna typ av kommunikation är särskilt frekvent mellan linjenheterna och personalenheterna. Produktionschefer och marknadsförare kommunicerar ofta direkt med varandra för att diskutera vanliga problem och problem.

Transaktionell kommunikation:

Wenburg och Wilmont föreslår att kommunikation, istället för att vara "uppåt" eller "nedåt", som är mellankommunikation, ska vara "transaktionell" kommunikation som är ömsesidig och ömsesidig eftersom "alla personer är engagerade i att skicka (kodning) och ta emot (avkodning ) meddelanden samtidigt. Varje person delar ständigt i kodnings- och avkodningsprocessen och varje person påverkar den andra ".

I transaktionskommunikationsprocessen är kommunikationen inte bara informationsflödet, men det utvecklar en personlig koppling mellan överordnade och underordnade. Denna koppling är mycket viktig för samarbetsinsatserna och detta samarbete förbättrar verksamhetens kvalitet. Som Katz och Kahn föreslår är det fem syften som betjänas av överordnad underordnad kommunikation. Dessa är:

1) Att ge arbetsinstruktioner och anvisningar

2) Att ge information om organisatoriska rutiner och praxis.

3) Att utbilda anställda om varför deras jobb är viktigt.

4) Att ge feedback till underordnade om deras prestanda när det gäller hur bra de gör och hur de kan förbättra sig.

5) Att ge ideologisk typinformation för att underlätta indoktrinering av mål.

Det har visat sig att i de flesta klassiska typer av organisationer, är endast de första två av dessa fem syften generellt genomförda. Uppmärksamhet på de andra tre syftena skulle ha en mycket positiv inverkan på organisatoriska klimatet. Som Katz och Kahn påpekar, "om mannen känner orsaken till hans uppdrag, så skulle det ofta vara så att han utför jobbet mer effektivt, och om han har en förståelse för vad hans jobb handlar om i sitt delsystem, är han mer benägna att identifiera med organisationsmål ". För att uppnå dessa fem kommunikationsändamål effektivt är det nödvändigt att ha effektiv överordnad underordnad kommunikation som kräver noggrann uppmärksamhet åt behoven och psykologin hos mottagaren av kommunikationen i båda ändarna. Följaktligen kräver transaktionskommunikation att den överordnade och den underordnade jobbar tillsammans och har en personlig koppling tillsammans med ett professionellt förhållande så att de kan diskutera problemen mer vänligt och komma fram till lösningar tillsammans.

Informell kommunikation:

Förutom formella kanaler har organisationer också informella kommunikationskanaler. Informella kommunikationskanaler härrör från de sociala relationer som utvecklas i organisationen och trots att dessa varken krävs eller styrs av ledningen kan de kommunicera några viktiga frågor till ledningen som inte skulle vara tillgängliga eller genomförbara via formella kanaler.

Även känd som "grapevine", är informationen som bärs av informella kanaler ofta ganska korrekt. Faktum är att en välkänd studie visade att cirka 80 procent av informationen som sänts via vinranken var korrekt. De återstående 20 procenten kan dock ofta skapa allvarliga problem, när det genererar ogrundade rykten. En ryktet är en obekräftad tro som är i allmänhet cirkulation.

En ryktet som den passeras längs kan antingen bli mycket komplex så att hela meningen ändras i slutet eller blir förenklad så att vissa svårt att komma ihåg viktiga detaljer kommer att utelämnas innan den når den slutliga mottagaren. Vise chefer håller öronen öppna för sådana rykten och tar hand om dem så att de kan rättas och inte bli destruktiva.