Bra Office Management: Principer och File Management Tips

Bra kontorshantering beror på att människor vet vilka som är ansvariga för vad - det är människor som är ansvariga som får saker att göra. Vad skulle hända, till exempel om inköp för ditt lilla företag gjordes av vem som helst när? Skulle du kunna hitta ett pappersklipp när du ville ha en?

Eller skriv ut en rapport när du behöver? Att lägga en person på att beställa all utrustning och förnödenheter löser problemet och håller sakerna i gång. Det är detsamma med (dator) systemadministration. Du måste ha en person ansvarig för säkerheten i ditt datorsystem och hålla reda på saker som konton, lösenord och programvara. Annars kommer chaos att proliferera.

Att hålla journaler låter som den enklaste delen av bra kontorshantering - tills du överväger behovet av att hålla dessa dokument både tillgängliga och uppdaterade. När du exempelvis får en ny kund eller kund, tar det bara ett ögonblick att komma in i din kontaktdatabas. Då tar det bara ett ögonblick eller två att uppdatera posten efter att du har pratat med honom i telefonen.

Är ditt kontor ett exempel på rymdhantering eller rymdmishantering? När man går genom kontoret måste man omvända hinder eller riskera att snubbla över något? När du sätter dig vid ett skrivbord, kan du faktiskt jobba bekvämt där? Är saker logiskt ordnade så att de saker som du skulle använda mest vid skrivbordet är närmaste till hands? Det finns massor av saker som stryks i kontor nuförtiden, från skrivaren står genom arkivskåp. För god kontorshantering måste du vara säker på att alla saker på kontoret är ordnade för maximal effektivitet - och maximal säkerhet.

7 Principer för god kontorsledning:

Disorganisering och förvirring är irriterande, men de är också helt enkelt dåliga för företag. Tänk på det som en formel, om du gillar: kaos ökar lika med vinstminskning. Vad ska man göra?

Kontrollera Chaos genom att tillämpa dessa grundläggande Office Management Principles:

1. Fastställa Office Management Routines och hålla sig till dem:

Rutinmässiga uppgifter behöver rutinprocedurer om du vill hålla dig organiserad och hålla sakerna smidigt. Ställ in rutiner för hantering av pappersarbete och kontorsystem. Till exempel ska varje stycke papper som kommer in på ditt kontor hanteras en gång, ageras på och arkiveras - inte i likhet med staplade på ett skrivbord.

Kontorsystem, till exempel datorer, behöver både administrations- och lägesprocedurer. När systemet kraschar eller en datorrelaterad utrustning misslyckas, behöver alla på ditt kontor veta vem man ska ringa och vad man inte ska göra (t.ex. försök att åtgärda problemet själva). Dessa datahanteringsartiklar ger användbara tips för allt från kontorsarkiveringssystem genom datorbackup-förfaranden.

2. Ställ in klart avgränsade ansvarsområden:

Bra kontorshantering beror på att människor vet vilka som är ansvariga för vad - det är människor som är ansvariga som får saker att göra. Vad skulle hända, till exempel om inköp för ditt lilla företag gjordes av vem som helst när? Skulle du kunna hitta ett pappersklipp när du ville ha en?

Eller skriv ut en rapport när du behöver? Att sätta en person ansvarig för att beställa all utrustning och förnödenheter löser problemet och håller sakerna i gång. Det är detsamma med (dator) systemadministration. Du måste ha en person ansvarig för säkerheten i ditt datorsystem och hålla reda på saker som konton, lösenord och programvara. Annars kommer chaos att proliferera.

3. Håll poster - och behåll dina företagsrekord uppdaterade:

Att hålla journaler låter som den enklaste delen av bra kontorshantering - tills du överväger behovet av att hålla dessa dokument både tillgängliga och uppdaterade. När du exempelvis får en ny kund eller kund, tar det bara ett ögonblick att komma in i din kontaktdatabas. Då tar det bara ett ögonblick eller två att uppdatera posten efter att du har pratat med honom i telefonen.

4. Ta en promenad genom din kontor och ha en sitt :

Är ditt kontor ett exempel på rymdhantering eller rymdmishantering? När man går genom kontoret måste man omvända hinder eller riskera att snubbla över något? När du sätter dig vid ett skrivbord, kan du faktiskt jobba bekvämt där? Är saker logiskt ordnade så att de saker som du skulle använda mest vid skrivbordet är närmaste till hands? Det finns massor av saker som stryks i kontor nuförtiden, från skrivaren står genom arkivskåp. För god kontorshantering måste du vara säker på att alla saker på kontoret är ordnade för maximal effektivitet - och maximal säkerhet.

5. Planera scut-arbetet:

Tyvärr fungerar ett kontor, som ett kök, inte bra utan att en viss del av jobbet görs. Om du är en liten affärsägare som inte har möjlighet att tilldela vad som helst som du ser som att sköta arbetet med någon annan, tvinga dig själv att ta sig till det regelbundet genom att schemalägga tid varje vecka för den. Ta en morgon eller eftermiddag till exempel och spendera det för att göra kalla samtal eller ta reda på bokföringen (eller uppdatera poster).

6. Delegat och Outsource:

I en perfekt värld skulle alla bara göra vad han eller hon hade tid att göra och gjorde det bra. Eftersom världen inte är perfekt, istället gör många människor saker som de inte har tid eller talang att göra bra. Delegering och outsourcing kan inte bara förbättra ditt lilla företags kontorstyrning utan låta dig också fokusera på dina talanger och därmed förbättra din botten. Virtuella assistenter kan hantera många av dina kontor eller administrativa uppgifter.

7. Gör affärsplanering en prioritet:

Många småföretagare spenderar sina dagar som handlar och reagerar - och undrar då varför de tycks snurra sina hjul. Affärsplanering är en viktig del av god kontorsledning och behöver vara en del av din vanliga rutiner för kontorsledning. Framgångsrika småföretagare spenderar tid varje vecka på affärsplanering, och många använder dagliga affärsplaneringssessioner som ett verktyg för målinställning och tillväxt. Om du har personal involverar du dem i affärsplanering, antingen formellt eller informellt.

Tips för snabb Office-arkivering:

Som småföretagare måste du snabbt och enkelt kunna arbeta vid ditt skrivbord. Även om det är svårt att ställa in ett arkivsystem, är det en relativt lätt uppgift som kan bli enklare genom några tips och tricks.

(1) Ta några minuter att sitta ner på din primära arbetsyta och nå ut för utrustning, tillbehör och filer. Det kommer att hjälpa dig att skapa ideen plats för arkivering av dessa objekt för dig personligen.

(2) Nu när du vet var du naturligtvis ska leta efter information måste du avgöra om ett alfabetiskt, numeriskt eller ämnesansökningssystem fungerar bäst för dig. Letar du efter saker enligt kundens namn? Kategorin (dvs. kostnader, ekonomi, marknadsföring)? Med referensnummer? Detta är ett kritiskt steg, eftersom det kommer att avgöra hur du ska lägga ut ditt arkivsystem. Gör detta innan du köper något för ditt arkivsystem.

(3) Fastställa därefter noggrant dina lagringsbehov. Har du ett stort antal filer som du har tillgång till dagligen? Har du bara tillgång till dina filer varje vecka? Svaren kommer att avgöra om du behöver en skrivbordsfilhållare, ett ark med två lådor i närheten av skrivbordet eller en fyra lådans laterala arkivskåp över rummet. Så många alternativ finns idag, att du borde välja noggrant. Tillåt tillväxt när du tittar på arkivskåp - köp något för att rymma dubbelt så mycket filer som du tror att du kommer att ha nu. Detta kommer att begränsa antalet gånger du måste tillgripa och omorganisera ditt arkiveringssystem.

(4) Investera i ett bra märkningssystem för tydlighet och enkel åtkomst. Att kunna läsa filens etiketter är uppenbart, men tydlighet i märkning sparar mer filingstid än du kan tänka dig. De flesta företag som tillverkar etiketter tillhandahåller mallar som integrerar med de mest populära ordbehandlingsprogrammen. Du kanske vill överväga ett av de små märkningssystemen som nu också kan skriva ut enskilda adressetiketter. Objekt som utför dubbelarbete är vanligtvis en klok investering.

(5) Nu är du redo att köpa filmappar.

Elektronisk filhanteringstips:

Tankefilhantering var bara för pappersfiler? Tänk om. Det är lika viktigt att filerna på din dator är organiserade och aktuella. Precis som med pappersfiler är målet med datafilhantering att se till att du kan hitta det du söker, även om du letar efter det år efter skapandet.

Dessa tips om filhantering hjälper dig att hålla dina filer tillgängliga:

1. Ordna efter filtyper:

Gör applikationer lättare att hitta genom att skapa en mapp som heter Programfiler på din enhet och hålla alla dina program där. Till exempel kan körbar för Word, PowerPoint, Simply Accounting och WinZip alla ligga i mappen Programfiler.

2. En plats för alla:

Placera alla dokument i mappen Mina dokument och ingen annanstans. Så om det är ett kalkylblad, ett brev eller en PowerPoint-presentation, går det här. Detta gör det lättare att hitta saker och att köra säkerhetskopior.

3. Skapa mappar i mina dokument:

Det här är lådorna på datorns arkivskåp, så att säga. Använd vanligt språk för att namnge dina mappar; du vill inte titta på den här listan över mappar i framtiden och undrar vad "TFK" eller vilken annan intressant förkortning du uppfann betyder.

4. Nästmappar i mappar:

Skapa andra mappar i dessa huvudmappar efter behov. En mapp som heter "Fakturor" kan till exempel innehålla mappar som heter "2004", "2005" och "2006". En mapp som heter en kund kan innehålla mapparna "kunddata" och "korrespondens". Målet är att ha varje fil i en mapp i stället för att ha en massa föräldralösa filer listade.

5. Följ filnamnskonventionerna :

Använd inte mellanslag i filnamn, behåll filnamn under 27 tecken och använd alla små bokstäver. Så en fil som heter en klient ska vara jackdawson snarare än Jack Dawson. Om du bryter mot någon av dessa regler, var konsekvent om den.

6. Var specifik:

Ge filer logiska, specifika namn och inkludera datum i filnamn om möjligt. Målet när namnge filer är att kunna berätta vad filen handlar om utan att behöva öppna den och titta.

7. Fil när du går:

Den bästa tiden att skicka ett dokument är när du skapar det först. Så vana att använda dialogrutan "Spara som" för att lägga in dokumentet samt namnge det och placera det på rätt ställe i första hand.

8. Beställ dina filer för din bekvämlighet:

Om det finns mappar eller filer som du använder mycket, tvinga dem till toppen av fillistan genom att byta namn på dem med en eller en AA i början av filnamnet.

9. Kasta dina filer regelbundet:

Ibland är det gamla som uppenbart som i exemplet på mappen "Fakturor" ovan. Om inte, behåll dina mappar rensa genom att rensa ut de gamla filerna. Ta INTE affärsrelaterade filer INTE om du är helt säker på att du aldrig behöver filen igen. Istället skapar du en mapp med namnet "Old" eller "Inactive" i din huvudsakliga samling av mappar i Mina dokument och flyttar gamla filer till den när du stöter på dem.

10. Säkerhetskopiera dina filer regelbundet:

Oavsett om du kopierar dina filer till en annan enhet eller på tejp, är det viktigt att konfigurera och följa en regelbunden säkerhetskopia.