Funktioner av kommunikation (8 funktioner)

Följande är de viktigaste dragen i kommunikationen:

1. Det omfattar minst två personer:

Kommunikation innebär minst två personer, en avsändare och en mottagare. Avsändaren heter kommunikatör och meddelandemottagaren är känd som kommunikation. En person som talar, skriver eller utfärdar några instruktioner är avsändaren och den person för vilken kommunikationen menas eller som mottar meddelandet är mottagaren eller kommunicerar.

2. Meddelandet är ett måste:

Ett meddelande är ämnet för kommunikation, t.ex. innehållet i brevet eller talen, ordningen, anvisningarna eller förslagen. En kommunikation måste överföra ett meddelande. Om det inte finns något meddelande finns det ingen kommunikation.

3. Kommunikation kan vara skriftlig, muntlig eller gestural:

Kommunikation förstås allmänt som talat eller skriftligt ord. Men i verkligheten är det mer än så. Den innehåller allt som kan användas för att förmedla betydelser från en person till en annan, t.ex. rörelse av läppar, eller ögonblicken eller händervågan kan ge mer mening än ens skriftligt eller muntligt ord.

4. Kommunikation är en tvåvägsprocess:

Det handlar både om information och förståelse. Kommunikationen är inte komplett om inte mottagaren har förstått meddelandet ordentligt och hans reaktion eller svar är känt för avsändaren. Förståelse är slutresultatet av kommunikation men det innebär inte överenskommelse.

5. Dess primära syfte är att motivera ett svar:

Det främsta syftet med kommunikation är att motivera respons eller påverka människans beteende. Det finns ingen tvekan om att motivation kommer inifrån, men kommunikatören kan också motivera människor genom bra budskap av meddelande, korrekt tidpunkt för kommunikation etc. För att skapa förståelse bör kommunikation vara relevant för situationen. Det måste alltid komma ihåg att kommunikation är ett sätt att motivera och inte ett mål själv.

6. Kommunikationen kan vara formell eller informell:

Formell kommunikation följer de formella kanalerna som finns i organisationsstrukturen. Till exempel kommunicerar verkställande direktören med avdelningscheferna, säger ekonomichefen, finanschefen kommunicerar till biträdande finanschef, ställföreträdande finanschef med kontoförare och så vidare. I enkla ord, i informell kommunikation, finns det ingen direkt kommunikation mellan verkställande direktören och kontoteknikerna.

Informell kommunikation strömmar från informella kommunikationskanaler som inte finns i organisationsstrukturen. Dessa kanaler utvecklas bland medlemmar på grund av personliga kontakter genom att arbeta med varandra.

7. Det strömmar upp och ner och även från sida till sida:

Kommunikationen strömmar nedåt från en överordnad till underordnad och uppåt från underordnad till en överlägsen. Det strömmar också mellan två eller flera personer som arbetar på samma myndighetsnivå.