Faktorer som ska hållas i åtanke medan du ramar organisationsstrukturen för ditt företag

Några av de faktorer som ska hållas i åtanke när du utformar organisationsstrukturen för ditt företag är följande:

När cheferna utför organisationsfunktionen skapas en organisationsstruktur automatiskt som definierar arbetspositioner, myndighet, ansvar för olika anställda.

Image Courtesy: governancepartnership.com/iPuzzle-pieces.jpg

Organisationsstrukturen kan definieras som "Nätverk av jobbpositioner, ansvar och auktoritet på olika nivåer". Eller det kan kallas som ett ramarbete inom vilket ledande och operativa uppgifter utförs.

Det specificerar relationerna mellan människor, arbete och resurser.

Faktorer som påverkar organisationsstrukturen:

De överväganden som ska beaktas vid utformningen av organisationsstrukturen är:

1. Jobbdesign:

I organisationsprocessen är det totala arbetet uppdelat i olika jobb och chefen måste få jobben gjort från sina anställda. Så måste det preciseras mycket tydligt vad alla aktiviteter ska utföras i ett visst jobb. Vad varje enskild person måste göra medan han utför jobbet. Därför innebär utformning av jobb klart definition av innehållet i jobbet, förväntat resultat av jobb måste definieras tillsammans med jobbet.

2. Avdelning:

Efter arbetsfördelningen grupperas arbetena tillsammans för att bilda avdelningar. Vid gruppering av aktiviteterna måste cheferna komma ihåg att endast relaterade eller liknande jobb är grupperade under en avdelning så att det kan vara specialisering. Chefen kan ha olika sätt att gruppera de jobb som är relaterade till varandra.

3. Ledningens ledning:

Ledningsgrupp innebär hur många anställda eller underordnade kan hanteras effektivt av en chef eller hur många underordnade är under en överordnad. När myndighets- och ansvarsförhållandena etableras i organisationsprocessen måste cheferna beakta kontrollens spänningsnivå.

Kontrollpanelen beror på:

(a) Kapacitets- och intelligensnivå för chefer:

Om cheferna är smarta och intelligenta kan de ha en stor spänning. Vilket innebär att fler underordnade kan arbeta under dem.

(b) Förtroende hos cheferna i deras anställda:

De chefer som har mer tillit och tro på sina anställda kan ha en stor spänn.

(c) Anställdas underrättelsetal:

Om de anställda är utbildade och professionella då kan det vara stor spänning men om de är okvalificerade så små spänner eftersom oskaddade anställda behöver mer vägledning av överlägsen så liten spänning behövs.

(d) Typ av jobb:

Om det rutinmässiga jobbet måste utföras så kan det vara stor spänning men för specialiserat och utmanande jobb föredras liten kontrollstyrka.

Efter att ha bestämt spännvidden utvecklas en skalärkedja av alla överordnade och underordnade, eftersom kontrollstyrkan tydligt anger vem som ska rapportera till vem.

4. Myndighetens delegation:

Delegering av auktoritet innebär delning av auktoritet mellan chefer och underordnade. Generellt medan man får arbetet från underordnade chefer, passerar viss grad eller del av sin auktoritet till sina underordnade.

Så att de kan arbeta som lag och uppnå gruppmålet. Denna delning av auktoritet hjälper till att bestämma gruppledaren bland underordnade också. Om det till exempel finns 10 försäljare som arbetar under en försäljningschef, kan chefen tillåta försäljarna att bestämma om leveransdatum, rabattbegränsningar etc. Och av dessa 10 försäljare kan försäljningschefen ge myndighet till en person att rapportera om Försäljning av alla säljare.

Typer av organisationsstruktur:

När chefen utför organiseringsfunktioner resulterar det i bildandet av en organisationsstruktur som avbildar arbetsorganisationens arbetsstil.

Organisationsstrukturen kan definieras som "Ett nätverk av jobbpositioner, ansvar och myndighet på olika nivåer av organisation".

Denna struktur visar myndighetsansvarssambandet mellan de personer som arbetar på olika arbetsplatser. Denna struktur tydliggör vem som rapporterar till vem? Eller vem är chefen och vem är underordnad?

Organisationsstrukturen kan huvudsakligen bestå av två typer som är:

jag. Funktionell struktur

ii. Avdelningsstruktur

A. Funktionell struktur:

När aktiviteter eller jobb grupperas med tanke på funktionerna eller jobbet kallas den funktionella strukturen. Till exempel grupperas alla jobb relaterade till produktion i produktionsavdelningen, relaterad till försäljningen i försäljningsavdelningen, i samband med inköp i inköpsavdelningen och så vidare.

Inom avdelningarna sker även gruppering på grundval av specialfunktioner.

Produktionsavdelningen kan till exempel vidare klassificeras i affärsavdelningen, kvalitetskontrollenheten, monteringsavdelningen etc. Inom varje avdelning och underavdelning skapas en kedja av överordnade och underordnade för att fungera systematiskt.

fördelar:

1. Specialisering:

När aktiviteterna är grupperade enligt typen av funktion är alla aktiviteter relaterade till endast en typ. Så, de specialiserade och professionella experterna kan anställas för att övervaka dessa aktiviteter. Detta leder till effektivitet och specialisering.

2. Enkel övervakning:

Handledaren blir bekant med vilken typ av uppgift som ska utföras, eftersom alla uppgifter är relaterade till en enda funktion. Som ett resultat kan han övervaka och styra de anställda som utför dessa aktiviteter.

3. Enkel samordning:

De avdelningar som bildas i funktionell struktur är beroende av varandra, vilket innebär att en avdelningens verksamhet är beroende av andra avdelningar. Till exempel beror produktionsavdelningen på inköpsavdelning för råvaror. Försäljningsavdelningen beror på produktionsavdelning för slutprodukt och så vidare. Detta interberoende leder till samordning mellan olika avdelningar.

4. Det hjälper till att öka ledarskapets effektivitet:

Chefer i en avdelning utövar samma typ av funktion om och om igen vilket gör dem specialiserade och förbättrar deras effektivitet.

5. Effektiv träning:

Det gör utbildning av anställda lättare eftersom de är utbildade i begränsade typer av färdigheter, dvs. anställda i produktionsavdelningen ges endast utbildning av produktionstekniker.

nackdelar:

1. Avdelningarna blir endast specialiserade på egen väg. De misslyckas med att se utsikterna för hela organisationen. Som ett resultat kan det organisatoriska målet inte uppnås.

2. När avdelningarna blir för stora minskar samordningen och resulterar i fördröjning av beslut.

3. Avdelningscheferna börjar tänka sina avdelningar som deras funktionella imperium och detta leder till konflikter mellan olika avdelningar.

4. När det organisatoriska målet inte uppnås blir det mycket svårt att göra någon avdelning ansvarig för detta eftersom alla avdelningar är inbördes samband och det är mycket svårt att ta reda på vilken avdelning som går mot organisationsmålet.

5. Flexibilitet. Anställda får endast utbildning av en funktion, dvs. den avdelning de tillhör, så att de inte kan flyttas till andra avdelningar.

Lämplighet:

Funktionsstruktur är lämplig för:

1. Stora organisationer producerar en produktlinje.

2. Organisationer som kräver hög grad av funktionell specialisering med diversifierade aktiviteter.

B. Avdelningsstruktur:

När organisationen är stor i storlek och producerar mer än en typ av produkt grupperas aktiviteter relaterade till en produkt i en avdelning.

jag. Avdelningsstruktur

ii. Styrelse

Till exempel, om en organisation producerar tvål, textilier, medicin, kosmetika etc. kommer alla aktiviteter relaterade till medicin att grupperas under läkemedelsavdelningen, alla textilier i textilavdelningen och så vidare.

Avdelningsstruktur är endast lämplig för multiprodukttillverkning av stor organisation.

fördelar:

1. Produktspecialisering:

Alla aktiviteter relaterade till en typ av produkt grupperas endast under en avdelning, vilket medför integration och samordning i verksamheten.

2. Snabba beslutsfattande:

Besluten fattas mycket snabbare i divisionstrukturen eftersom det inte finns något beroende av andra avdelningar för att fatta beslut.

3. Ansvar:

I denna typ av struktur kan prestanda för enskilda avdelningar lätt bedömas och du kan hålla avdelningen ansvarig för att målen inte uppnås.

4. Flexibilitet:

Snabba beslutsfattande leder till flexibilitet.

5. Expansion och tillväxt:

Nya avdelningar kan läggas till utan att störa befintliga avdelningar.

nackdelar:

1. Varje avdelning kommer att kräva alla resurser, eftersom varje avdelning kommer att fungera som en oberoende enhet.

2. Varje avdelning fokuserar endast på deras produkt och de misslyckas med att behålla sig som en del av en gemensam organisation.

3. Konflikt vid fördelning av resurser.

Lämplighet och uppdelningsstruktur är lämplig för:

1. Organisationer som producerar flera produkter eller olika produkter.

2. Organisationer som kräver produktspecialisering.

3. Organisationer som kräver att varje uppdelning ska vara självständig enligt divisionsstruktur varje avdelning har produktion, försäljningsfinansieringsavdelning.

4. Växande företag som planerar att lägga till fler produkter i framtiden.