Säkerställande av smidig drift i inköpsystemet

Denna artikel lyfter fram de tre huvudsystemen för att säkerställa smidig drift och ansvarighet i inköpsystemet. Systemen är: 1. Pre-Purchase System 2. Order System 3. Post Purchase System.

1. Pre Purchase System eller Stage:

Innan det faktiska köpet måste vissa formaliteter sammanställas. De är - rekvisition, krav på programval av leverantörer, erhållande av citat och utvärdering av dem. En komplett rekryteringsformulärskonto undertecknad av en tjänsteman lämnas in av en behörig person.

Det finns generellt en ekonomisk gräns upp till vilken en viss officer kan rekvisita för material. Det är fallet med köp eller kapitalutrustning beslut fattas på styrelsens nivå.

Vid inköp i bulk och i snabbfrekvens under en längre period används reserekvisitioner. Rekvisitionen reser från rekvisitionsavdelningen till inköpsavdelningen väldigt efter under varje steg en inköpsorder inleds.

Standard rekvisitionsformulär används när order ska upprepas ofta. Förfrågningar görs av många organisationer för citat från leverantör. Förfrågningsformuläret, till skillnad från inköpsorder, innehåller orden "det här är bara en, offertförfrågan" eller "det här är inte en inköpsorder".

2. Beställningssystem:

Efter mottagande av svar på förfrågningar väljs leverantören efter granskning och beställningar är placerade.

En inköpsorder innehåller normalt:

(a) Referensnummer,

b) Beskrivning av materialet,

(d) Pris och rabatter

(e) Leveransinstruktioner

f) Bestämning av materialet

g) Underskrift av materialansvarig som godkänner inköpet och

(h) Detaljerade villkor.

Vanligtvis utförs fem eller sex kopior av inköpsordern. Originalen skickas till leverantören, en kopia skickas till mottagningsavdelningen, en till uppfinnaren och en till finansavdelningen för efterföljande matchning med leverantörens faktura och "Godtagna anteckningar" för betalning.

3. Post-inköpssystem:

Systemet är avsett för uppföljning, kvitto och checkfakturor. Uppföljningsprocedurer innebär tid och pengar, så det måste vara selektivt. För att vara selektiv måste prioriteringarna fastställas och "kritiska" punkter bör endast tas upp för uppföljning. Territorisk klok uppföljning kan tillgripas.

Kvitton registreras kronologiskt. Det hjälper till vid snabb identifiering av material. Detta är nödvändigt för inspektion av material före godkännande. I många organisationer, där centrala mottagande sektioner finns, skickas en kopia av inköpsordern till den centrala avdelningen för avstämning.

Fakturakontroll görs före betalning. Fakturan i käft med de faktiska kvitton och när den är nöjd är betalning gjord. Fakturor skickas vanligen till köparens finansavdelning.