En företags sekreterares uppgifter: Faktorer och klassificering

Läs den här artikeln för att lära dig om en företags sekreterares uppgifter. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Faktorer som bestämmer omfattningen av uppgifterna 2. Klassificering av uppgifter.

Faktorer som bestämmer omfattningen av arbetsuppgifterna:

En bolagsekreterares uppgifter eller funktioner är mångfasiga eller många och varierade. Uppgifter utgår från rättigheter. Detta gäller för en företagsekreterare. Hans uppdrag bestäms dels av hans ställning enligt aktiebolagslagen i definitionen och i olika sektioner. Lagen beskriver emellertid inte systematiskt en företags sekreterares uppgifter.

Eftersom en bolagsekreterare utnämns av ett kontrakt anges också den breda beskrivningen av hans uppdrag enligt kontraktets villkor. I allmänhet delegeras ett stort antal uppgifter till honom tillsammans med myndighet och ansvar av tillsättningsstyrelsens styrelse. Självklart är sekreterarens uppgifter i ett storskaligt bolag större och mer komplicerade än de i ett litet företag.

Å andra sidan, i ett storföretag kan många andra tjänstemän utses för att hjälpa sekreteraren. Kort sagt, hans uppdrag är konditionerade av företagets storlek.

Även tullar kan skilja sig från företag till storföretag med hänsyn till:

(a) Huruvida företaget är nära eller hållet i stor utsträckning och

(b) Huruvida aktierna i bolaget är noterade på en erkänd börs eller inte.

Oavsett vad som är omfattningen av uppgifterna ska det noteras att en sekreterares uppgifter har två olika aspekter:

a) Plikt som sekreterare och

(b) Uppgifter som är kvalificerade enligt bestämmelserna i bolag och allierade lagar.

Följaktligen sammanfattas de olika typerna av uppgifter från en företagsekreterare nedan på ett klassificerat sätt:

Klassificering av uppgifter:

En sekreterares uppgifter är klassificerade som icke-lagstadgade och lagstadgade.

(A) Icke-lagstadgad

Som sekreterare har en företagsekreterare alla uppgifter som en sekreterare bör ha. Sådana uppgifter är icke-lagstadgade och beskrivs ofta som en sekreterares rutin och verkställande uppgifter.

De är av tre typer:

(1) Tullar som kontorchef:

En företagsekreterare är i allmänhet den verkställande direktören på kontoret som har allmän övervakning och kontroll över funktionerna i alla avdelningar på företagets kontor, korrespondens, konton, register, public relations etc.

Han är ansvarig för att upprätthålla kontorspersonalens prestationsstandard samt kontorsdisciplin. Han måste samordna funktionerna i olika avdelningar. I vissa företag är sekreteraren också uppdraget att köpa och personalhantering. Han beskrivs som huvudansvarig för företaget.

(2) Tullar som kontaktperson:

En företagsekreterare måste upprätthålla kontakten mellan bolaget i ena handen och företagets medlemmar, de personer som är knutna till företaget (som kunderna, gäldenärerna, fordringsägarna etc.) och allmänheten i stort på andra sidan.

Närhelst någon, oavsett om den är känd eller okänd för företaget, vill kommunicera med företaget, adresserar han antingen genom korrespondens eller direkt träffar sekreteraren. Praktiskt taget fungerar sekreteraren som agent för bolagets ledare som är agenterna eller företaget självt. Styrelsen ger särskild myndighet till sekreteraren för syftet.

(3) Tullar som rådgivare:

En företagsekreterare måste ge styrelsen råd om olika frågor som rör administrationen av bolaget och särskilt för de juridiska formaliteter som krävs för administrationen. En företagsekreterares uppgifter som rådgivare har särskild betydelse eftersom de mest berörs av juridiska formaliteter.

(B) Lagstadgad:

Ett företag är ett "bolagsföretag", en lagstadgning. Aktiebolagslagen ger utarbetade formaliteter för bildandet, fortsättningen och likvidationen. Företagssekreteraren måste hjälpa ett företag i alla led på grund av sin specialiserade kunskaper, kvalifikationer och erfarenhet. Sådana uppgifter hos en bolagsekreterare kallas lagstadgade skyldigheter.

Dessa kan också kallas rutinmässiga uppgifter eftersom ett företag utser en sekreterare huvudsakligen för detta ändamål. Övriga stadgar, förutom aktiebolagslagen, liksom stämpelagen, registreringslagen, inkomstskattelagen etc. finns också på bilden. Men dessa stadgar är också nödvändiga för andra typer av organisationer också och inte nödvändigtvis för ett företag.

En bolagsekreterares lagstadgade uppgifter kan delas upp på följande sätt:

(A) före inkorporering:

Före inkorporering måste en grupp personer, de första medlemmarna eller initiativtagarna i ett föreslaget företag genomgå vissa varierade och komplicerade formaliteter. För detta ändamål kan de antingen ta hjälp av en advokat eller de utser en sekreterare med nödvändiga kvalifikationer i avsikt att samma person formellt skall utses som sekreterare för bolaget efter införlivandet.

Före inkorporering eller snarare för inkorporering måste en företagsekreterare hjälpa till med projektansvariga på följande sätt:

(a) Att upprätthålla kontakten med företagsregistratören i den staten, särskilt för att först kontrollera om bolagets föreslagna namn är tillgängligt.

(b) Att utarbeta nödvändiga handlingar enligt aktiebolagslagen. Sådana dokument är: Bolagsordning, bolagsordning och prospekt. Det tredje dokumentet krävs endast för ett offentligt offentligt företag och faktiskt efter införlivandet.

Aktiebolagslagen ger modeller för utarbetande av handlingarna:

(i) Tabell A-A-modell för bolagsordningen för ett aktiebolag,

(ii) Tabell B-A-modell för bolagsordningen om aktiebolag,

iii) Tabell C-A-modell för bolagsordningen och bolagsordningen för ett företag som är begränsat av garanti,

(iv) Tabell D-A-modell för bolagsordningen och bolagsordning för ett bolag med begränsat ansvar för garanti med aktiekapital,

(v) Tabell E-A-modell för bolagsordning och bolagsordning för ett bolag med obegränsat ansvar. (Tabellerna A till E tillhör lagens schema I)

vi) Schema II-A-modell av prospektet.

Alla dessa dokument måste skrivas ut och styckas med varje stycke i serienummer. Bolagsordningen och bolagsordningen skall undertecknas av arrangörerna och av ett vittne. Prospektet ska undertecknas av styrelseledamöterna och av en "expert" (någon pålitlig person).

(c) Till fil med nödvändig registreringsavgift för registrering av bolaget och arkiveringsavgifter för handlingarna, med bolagsjurist, en kopia av bolagsordningen och en kopia av bolagsordningen med nödvändiga frimärken.

(d) Att anmäla till bolagsregistratören andra uttalanden som är nödvändiga vid tidpunkten för införandet av ett offentligt företag, som

(i) En förteckning över företagets första styrelseledamöter.

(ii) Ett samtycke brev från varje regissör att fungera som regissör

(iii) En kopia av eventuella uppsägningsvillkor för verkställande direktören.

(iv) Ett brev av överenskommelse, från varje direktör för att ta kvalifikationsaktier, om någon.

(e) Att registrera hos justitiesekreteraren den faktiska adressen till bolagets säte. (Detta kan göras inom 30 dagar från registreringsdatum.)

(f) Att delta i alla mötena för promotorerna och att hjälpa dem att ordna och genomföra mötena.

g) Att hjälpa promotorerna att ingå preliminära avtal på företagets vägnar, men att de inte införlivas.

(B) Efter inkorporering:

Efter inrättandet av ett företag har sekreteraren en rad olika uppgifter att utföra. Sådana uppgifter kan studeras på ett annat klassificerat sätt.

(1) Omedelbart efter inkorporering:

Omedelbart efter att ha erhållit intyg om inkorporering från bolagsjurist, har bolagsekreteraren följande handlingar att göra:

(a) Att ordna bolagets första möte för olika preliminära formaliteter, inklusive hans formella utnämning med retroaktiv verkan (dvs. från dagen för hans utnämning av projektansvariga), slutförande av formen av aktiesertifikat, godkännande av prospekt (vid ett offentligt offentligt bolag), utnämning av bankirer, första revisor mm

(b) Att anmäla till företrädare för bolag, om det är ett närstående offentligt företag, en förklaring i stället för prospekt som visar tilldelningen av aktier, minst 3 dagar före tilldelningen.

(c) Att lämna in en fil med Registrar of Companies, vid ett offentligt offentligt företag, en kopia av Prospektet och att ordna utgivning av prospektet till allmänheten.

(d) För att få tillstånd från chefen för kapitalemissioner, får en tjänsteman under staten, om den totala emissionen av aktier eller skuldebrev överstiger Rs. 50 lakhs.

e) Att arrangera med aktiemäklare, försäkringsgivare, finansinstitut etc., om några, för marknadsföring av aktier och att göra ansökan till en erkänd fondbörs för anskaffning av aktier om det bestäms av bolaget.

(f) Att ta emot från avsedda aktieägare dela ansökningar med ansöknings pengar, med eller utan premie, och för att göra en detaljerad och kronologisk rapport över sådana kvitton.

(g) Att informera bolagsjurist för att erhålla intyg om företagsstart (som är nödvändigt för ett offentligt företag), de fakta som (i) minsta prenumerationen har höjts och (ii) styrelseledamöterna har betalat för deras aktier.

(h) Att göra arrangemang för tilldelning av aktier och emission av aktiecertifikat och förberedande av medlemslista med uppgifter om medlemmarna och deras aktieinnehav.

(i) Att arrangera efter en månad och senast sex månader från det att verksamheten påbörjades, lagstadgat möte i händelse av ett offentligt bolag.

(2) Regelbundet funktion av ett företag:

När alla preliminära funktioner är över måste ett företag utföra sina reguljära funktioner som en löpande verksamhet.

Bolagsekreteraren har följande uppgifter i detta avseende:

(a) Att behålla medlemmarnas register som gör alla nödvändiga ändringar från tid till annan som uppstår genom överföring, överföring, förverkande, överlämnande eller nyemission av aktier.

(b) Att hjälpa styrelsen att överföra förverkande eller överlåtelse av aktier samt att ringa till aktier, utfärda rättighetsandelar eller bonusaktier och utfärda aktiecertifikat och dela ut teckningsoptioner, om något.

c) Att ordna styrelsemöten, ledamöter, kommittéer eller underkommittéer utsedda av bolaget och det på föreskrivna tider och med jämna mellanrum enligt bolagslagen.

d) Att utarbeta och utfärda meddelanden för möten, rama resolutioner, skriva anteckningar om diskussioner och förfaranden, skriva protokoll och få dem bekräftad och cirkulerad, för att hjälpa ordföranden i varje möte att räkna röster och förklara resultat därom. att registrera närvaro vid mötena, att hantera fullmakter och att göra alla sådana andra handlingar relaterade till möten av alla slag.

(e) Att lämna in till Registrar of Companies med föreskrivna registreringsavgifter och inom föreskriven tid,

(i) Exemplar av reviderad sluträkning och årlig avkastning efter utgången av varje budgetår,

(ii) Kopior av vissa specifika resolutioner,

(iii) Avkastning vid tilldelning av aktier,

(iv) Olika uttalanden etc.

(f) Att förbereda och bevara alla lagstadgade böcker, som medlemslista, minutböcker mm

(g) För att bevara och fästa i alla relevanta dokument den gemensamma förseglingen av företaget. Detta är en mycket viktig funktion eftersom ett företag måste ha en gemensam tätning som bär sitt namn vilket måste användas mycket noga med juridiska dokument.

Om ett företag bedriver verksamhet utanför Indien kan det, om det är tillåtet enligt artiklarna, ha en officiell tätning som ska användas utanför Indien och denna tätning måste vara en sann kopia av den befintliga gemensamma tätningen.

(h) Att uppmana och påminna styrelseledamöterna om sina lagliga skyldigheter och att hjälpa dem att fullgöra sådana skyldigheter.

(i) Att låta medlemmarna i bolaget inspektera lagstadgade böcker och ta kopia av dem och att göra all nödvändig kommunikation till medlemmarna.

(j) Att genomföra order och anvisningar från centralregeringen, bolagsjurist, bolagsrätten, domstolen etc., vid behov.

(k) Att se till att bolagets redovisning är upprättad och underhållen och granskad enligt lagen.

(l) För att se utdelningen betalas (genom att skicka ut teckningsoptioner) överförs aktieägarna inom 42 dagar från dagen för deklarationen och obetald utdelning efter tre år till statens allmänna inkomsträkning.

(3) Vid tidpunkten för eventuella arrangemang (enligt kompromiss, sammanslagning eller återuppbyggnad eller övertagande av ett bolag till ett annat) i bolaget, som ansökan till domstolen begär av bolaget själv eller medlemmar eller fordringsägare, har sekreteraren utförliga uppgifter för att förbereda register och uttalanden, arrangera möten enligt domstolens anvisningar, göra cirkulär etc.

(4) vid tiden för upplindning:

Ett bolag kan frivilligt avvecklas av ledamöterna eller enligt lagstvister när ett företag inte kan betala sina fordringsägare eller när ett bolag bryter mot lagbestämmelser eller under sådana andra omständigheter som anges i aktiebolagslagen.

Lagen föreskriver också att sekreteraren som bolagets tjänsteman har lagliga skyldigheter att bistå den officiella likvidationen och att utföra domstolens order, om någon, i likvidationsprocessen.

Han måste också bistå styrelsen, enligt vad som krävs under omständigheterna och upprätthålla kontakten med medlemmarna, fordringsägare, bidragsgivare, företagsregistratören och andra berörda parter. Han måste lämna nödvändiga avkastningar och uttalanden till lämpliga myndigheter.