Delegationen är nyckeln till effektiv kontroll
Delegationen är nyckeln till effektiv kontroll!
Trots att kontrollen ska utövas genom att vidta omedelbara åtgärder för att lösa problemet, kan cheferna inte kunna klara av den kontrollerande funktionen helt och hållet genom att delta i alla minuters detaljer. Det räcker om åtgärden vidtas inom den delegerade myndigheten.
En verkställande direktör kan omedelbart utföra kontrollfunktionen när han har fått befogenhet att vidta korrigerande åtgärder och ansvarar också för resultaten. till exempel en verkställande som har blivit ansvarig för att upprätthålla produktionsnivån vid en given siffra under en viss period (t ex 3 månader eller 6 månader), kan den högsta ledningen hålla honom ansvarig för att detta mål uppnås endast om han har befogenhet att skaffa materialet och få tillgång till erforderligt utrustning etc. och vidta nödvändiga åtgärder mot de felaktiga anställda eller belöna dem som visar sig vara mer effektiva och så vidare.
Det är i detta sammanhang att nödvändigheten av en ordentlig delegering av auktoritet av överordnade till deras underordnade känns starkt när de utövar kontrollens ledande funktion. De översta cheferna ska delegera den del av sin kontrollmyndighet till den berörda underordnade.
De kan delegera uppgiften att reglera de operativa handlingsplanerna till cheferna på mellannivå samt ledare i första raden och be dem att rapportera endast exceptionella frågor till dem (toppledningen). Därför är anmärkningen "delegationen nyckeln till effektiv kontroll."
Information är guiden för att kontrollera:
Uppgifternas noggrannhet kommer att ha ett stort uttalande om effektiviteten i planering och kontroll. Detta beror på att kontroll utövas av en chef endast på grundval av informationen och rapporterna från de som faktiskt gör jobbet som kallas "Feedback" från verksamheten.
Feedback gör det möjligt för chefen att avgöra hur långt verksamheten går enligt planer och standarder och där det krävs korrigerande åtgärder. Det är viktigt att informationen och rapporterna om verksamheten måste vara aktuella. När allt kommer omkring skulle ingen nytta användas genom att ringa brandkåren efter att hela byggnaden har reducerats till aska i flammor.
"Förvaltningen skulle hellre ha ungefärlig information som är snabb än mycket noggrann information efter att det är för sent att vara av värde vid beslutsfattandet." Det är lika viktigt att informationen är tillräcklig. För mycket information är nästan lika illa som för lite.
Underordnade chefer bör vara tillräckligt utbildade för att tillhandahålla tillräcklig information av rätt typ till chefen för att ta korrigerande steg i tid. Om kontrollmekanismen misslyckas med att överföra viktig information till förvaltningen, kan mekanismen inte vara länge. Därför bör man se till att tillräcklig försörjning görs för effektiv återkoppling i något bra kontrollsystem.
