Kontrollprocess: Anmärkningar om kontrollprocess

Här är dina anteckningar om kontroll av Process!

1. Upprättande av (mål) standarder:

En standard betyder mål eller måttstocken mot vilken den verkliga prestandan mäts. Standarden blir grunden för jämförelser och chefen insisterar på att följa standarder.

Image Courtesy: staffingstream.wpengine.netdna-cdn.com/wp-management.jpg

Standarderna måste uppnås, höga eller mycket höga standarder som inte kan uppnås är oanvända. Standarder måste ställas in med hänsyn till organisationens resurser och så långt som möjligt måste standarder upprättas i numeriska eller mätbara termer.

Till exempel,

jag. Standard försäljning - Rs 20 lakh per år

ii. Standard vinst -Rs 4 lakh

III. Minskning av kostnaden med 5%.

Ibland är det inte möjligt att uttrycka standarderna i numeriska termer. Till exempel upprättande av kvalitetsnormer eller standarder för ledningsarbete etc. Standarderna måste ange den tidsfrist inom vilken de måste uppnås och så långt som möjligt måste standarderna upprättas för kort sikt. Om långsiktiga standarder ställs in måste de delas in på kort sikt.

Till exempel är standardförsäljning pa 12, 00 000, då per månad kan 1 000 000 mål tas i jämförelse. Med kortsiktiga mål eller standarder kan fel upptäckas tidigt och i rätt tid kan åtgärder vidtas. Standarden måste revideras från tid till annan med tanke på förändringar i affärsmiljöer.

Några exempel på standard som används i funktionella områden:

(1) Produktionsfunktion:

(a) Målproduktion på 10 000 enheter per månad.

(b) Standardkostnaden per enhet är Rs 10 / -.

c) Minskning av resursutsläpp med 5%.

d) Minskning av defekt produktion från 10% till 5% vid utgången av ett år.

(2) Marknadsfunktion

(a) Målförsäljning 1, 00 000 enheter per månad.

(b) Ökning av marknadsandel med 10% i kvart.

d) Ökning av utgifterna för eftersalgsservice med 10%.

2. Mätning av prestanda:

Efter upprättandet av standarder mäts anställdas prestation genom att utvärdera det faktiska arbetet som gjorts av de anställda. När prestanda kan mätas numeriskt är det väldigt bekvämt att mäta prestandan. Vid mätning av prestanda hålls den kvantitativa och kvalitativa aspekten av prestanda i åtanke.

Ibland uppnår anställda kvantitativa standarder genom att ignorera kvalitativa standarder. Det är därför som man mäter prestandakvalitetsstandarderna också. Vissa kvalitetsparametrar är fasta för att mäta kvalitetsstandarden när antalet avslag eller försäljningsavkastning ökar. Det indikerar låg kvalitetsstandard.

Generellt mäts chefernas prestation genom att titta på organisationens övergripande effektivitetsnivå. Utvecklingen av forsknings- och utvecklingsavdelningen mäts genom förändring av teknik och uppdatering av produktionsavdelningen.

Prestation för finansavdelningen mäts genom att kontrollera solvens- och likviditetsförhållandena etc. Prestandan måste mätas periodiskt på kort tid.

3. Jämför prestanda mot standard:

Efter mätning av prestanda jämför chefen den verkliga prestandan med den planerade prestanda och standarden. Om det finns match i båda så slutar kontrollfunktionen bara där. Men om det finns felaktighet eller avvikelse försöker chefen ta reda på omfattningen av avvikelsen. Om avvikelsen är mindre då bör den ignoreras. Men om avvikelsen är mer, måste man vidta åtgärder i rätt tid.

4. Analys av avvikelser:

Alla avvikelser behöver inte meddelas av toppledningen. En rad avvikelser bör upprättas och endast fall som ligger utanför detta intervall bör uppmärksammas på toppnivåhantering. De måste dela avvikelserna i två kategorier avvikelser som måste delas upp snabbt i en kategori och mindre eller obetydliga beslut i annan kategori. Dessa två kategorier måste kontrolleras på följande sätt:

(i) Kritisk punktkontroll:

Det innebär att man håller fokus på några viktiga områden (KRA) och om det finns avvikelser i dessa nyckelområden, och då måste det delta i brådskande. Viktiga områden är de som påverkar hela organisationen. Om det till exempel är en ökning av produktionskostnaden med Rs 5 per enhet och det finns en ökning av postkostnaden med Rs 20, bör mer fokus vara att ta reda på orsakerna till ökad produktionskostnad eftersom det kommer att påverka vinsten och framtiden organisationens intäkter medan postkostnaden uppstår sällan och cheferna har ingen kontroll över postkostnaden.

ii) Förvaltning genom undantag:

Det betyder att en chef som försöker kontrollera allting kan sluta kontrollera ingenting. Avvikelserna som ligger utanför det specifika intervallet bör endast hanteras av chefer och minut eller mindre avvikelser kan ignoreras.

Chefen bör inte slösa sin tid och energi i att hitta lösningar för mindre avvikelser, men han bör koncentrera sig på att avlägsna avvikelser i hög grad.

Om till exempel produktkostnaden ökar med Rs 2 kan den ignoreras men om den ökar mer än Rs 2, måste chefer försöka hitta orsakerna till en sådan ökning efter att ha identifierat orsakerna till avvikelser som kräver omedelbar uppmärksamhet.

Dessa avvikelser och skäl måste uppmärksammas på toppnivåhantering för kritisk utvärdering medan ökningen mindre än Rs 2 kan hanteras på övervakningsnivå eller kan ignoreras även under en tid.

Orsakerna till avvikelser kan vara många: till exempel fel i maskiner, ineffektiv personal, brist på resurser, över eller diskriminering av standarder. Det är väldigt viktigt att få reda på exakt och exakt orsak till avvikelse.

Fördelar / Meriter Management of Exception (MBE)

(i) Det sparar tid och ansträngningar från chefer

(ii) Det fokuserar chefernas uppmärksamhet på viktiga frågor.

(iii) Inget slöseri med tid och energi hos chefer för att lösa rutinproblem. Dessa löses av underordnade.

(iv) Det skiljer mellan kritiska och enkla problem.

5. Ta korrigerande åtgärder:

Vid jämförelse av det faktiska resultatet med den planerade prestationen kommer chefen att få veta om avvikelserna mellan planen och den verkliga prestandan. Då är nästa steg att veta orsakerna till sådana avvikelser och försöka avlägsna avvikelser i framtiden. Chefen vidtar åtgärder för att få tillbaka allt på banan, det vill säga enligt planen.

Att vidta korrigerande åtgärder kan innebära:

(a) Låt situationen förbli densamma om avvikelserna är mindre.

(b) Omforma eller omformulera planerna eller strategierna om de är överdrivna eller inte matchar dagens företagsmiljö.

Generellt tar cheferna åtgärder för att förbättra prestanda som att skicka de anställda till träning om avvikelsen beror på ineffektiv prestanda, att reparera maskinen om fördröjning i prestanda beror på fel i maskinen, vilket gör handledarna mer mottagliga. Om förseningen beror på vårdslöshet och latskap hos medarbetaren, måste cheferna ibland ställa in standarder och mål om standarderna inte är realistiska och uppnåeliga.

Denna revision av standarder kallas nedåtriktad revision eftersom standarderna sänks för att göra dem realistiska och uppnåeliga. Ibland är prestandan högre än de uppsatta standarderna. i så fall görs uppåtriktad översyn av planen och planerna ställs högt så att de matchar det faktiska resultatet.

Chefen måste endast vidta korrigeringsåtgärden genom att hitta orsaken till avvikelsen och försöka ta bort den orsaken.

Feedback i Controlling:

Den kontrollerande funktionen slutar inte genom att vidta korrigerande åtgärder eftersom det är en kontinuerlig process. Efter att ha föreslagit korrigerande åtgärd utarbetas en återkopplingsrapport. Återkoppling hänvisar till en lista över skälen till planavvikelser eller för ineffektivitet i det övergripande arbetet med organisationen. tillsammans med orsakerna anges också korrigerande åtgärder i feedbackrapporten och feedback fungerar som en bas för att fastställa standarden för nästa år och kontrollprocessen börjar på nytt från första steget.