Kommunikationsprocess inom en företagsorganisation

Kommunikationsprocessen innefattar avsändaren, överföringen av ett meddelande via en vald kanal och mottagaren. Även om kommunikationsprocessen är mer än summan av dessa element kan förståelsen hjälpa till att förklara vad som händer när en person försöker uttrycka en idé för andra.

1. Avsändare:

Kommunikationsprocessen börjar med en avsändare, den person som sänder ett meddelande. Avdelningschefen förklarar nya produktlinjer till säljkåren, en dataprogrammerare som förklarar ett nytt program till en medarbetare, revisor som ger finansiell rapport till sin överordnade är alla avsändare av kommunikation.

2. Meddelande:

Ett meddelande är en signal som utlöser svaret från en mottagare. Meddelanden kan vara verbala (skriftliga eller talade) eller icke-verbala (som utseende, kroppsspråk, tystnad, ljud, gäsp, suckar etc.)

3. Kodning:

Avsändaren måste välja vissa ord eller icke-verbala metoder för att skicka ett internationellt meddelande. Denna aktivitet kallas kodning. Medan du kodar för ett meddelande måste man överväga vilket innehåll som ska inkluderas, hur mottagaren tolkar det och hur det kan påverka sin relation.

Ett enkelt "tacksam" meddelande kommer att vara relativt enkelt. Däremot informerar 200 anställda om en dålig nyhet om lönesänk eller bud på tekniska planer att bygga en Rs. 50 crore industribyggnad kommer kräva mycket mer komplicerade, noggrant planerade meddelanden.

4. Kanal:

Hur skickar du ditt meddelande?

Ska det skickas via ett elektroniskt ordbehandlingssystem som ska läsas på mottagarens skärm eller genom det trycksatta ordet eller via grafisk symbol på papper eller via ljudmediet?

I korthet ska man skriva eller prata?

Valet av kanal eller medium (skriftligt eller muntligt) påverkas av relationerna mellan avsändaren och mottagaren. Det beror också på hur brådskande meddelandet ska skickas. Dessutom kan man överväga faktorer som betydelse, antal mottagare, kostnader och mängd information.

Generellt sett har det observerats att om det behövs ett omedelbart svar på meddelandet kan en muntlig kanal vara det bättre valet. Men om meddelandet innehåller komplicerade detaljer och figurer eller om ämnet kräver arkivering för framtida referens krävs en skriftlig kommunikation. Dessutom, om din meddelandemottagare är inuti eller utanför din organisation påverkar ditt val av mediet.

För intern kommunikation kan skrivna medier vara noteringar, rapporter, bulletiner, arbetsbeskrivningar, affischer, anställda manualer eller till och med elektroniska anslagstavlor. Muntlig kommunikation kan vara personal som möter rapporter, diskussioner mellan ansikte mot ansikte, tal, ljudband, telefonsamtal, telekonferenser eller till och med videoband. En annan oral kanal, även om den är planerad av avsändaren, är "grapevine", genom vilken nyheter och rykten ofta reser snabbt.

Externa skriftliga kommunikationsmedia kan vara brev, rapporter, förslag, telegram, fax, elektroniska brev, telex, vykort, kontrakt, annonser, broschyrer, kataloger, pressmeddelanden etc. Du kan kommunicera muntligt ansikte mot telefon, eller genom tal i enskilda eller i panelsituationer personligen före grupper eller via telekonferenser, videokonferenser eller TV.

5. Mottagare:

En mottagare är någon person som märker och fäster någon mening åt ett meddelande. Under de bästa förutsättningarna når ett meddelande sin avsedda mottagare utan problem. I den förvirrande och ofullkomliga affärsverksamheten kan dock flera problem uppstå. Meddelandet kan aldrig komma till mottagaren.

Det kan skickas men begravas under ett berg av filer på mottagarens skrivbord. Om meddelandet är muntligt kan lyssnaren glömma det. Ännu värre kan ett meddelande som är avsett för en mottagare fångas av någon annan eller din kollega kan ta ditt vänliga skämt på ett offensivt sätt. På samma sätt kan din chefs förslag antas vara en beställning av dig, till exempel kan en konkurrent se en kopia av din korrespondens till en kund.

6. Avkodning:

Även om meddelandet når intakt till sin avsedda mottagare, finns det ingen garanti för att det kommer att förstås som avsändaren menade att den skulle vara. Mottagaren måste fortfarande avkoda den som bifogar orden eller symbolerna. Det kan noteras att avkodning inte alltid är korrekt. Det beror på individuella erfarenheter.

Problemet är att vi alla inte har identiska erfarenheter med ämnet eller symbolerna som avsändaren valt. Även inom Indien varierar attityder, förmågor, åsikter, kommunikationsförmåga och kulturella tullar. Och om kommunikationen är mellan människor i två olika länder, säger Indien och Japan, stiger problemen. Det finns större chanser att misstolkas. Personliga förspänningar kan ingripa, eftersom varje mottagare försöker uppleva den avsedda betydelsen av avsändarens idé i sin egen receptormekanism.

7. Feedback:

I slutändan reagerar eller svarar mottagaren på den kommunikation som skickas av avsändaren. Svaret kan baseras på tydlig tolkning av de symboler som skickas eller det kan baseras på missförstånd eller feltolkning av de sända symbolerna. Oavsett svar från en mottagare till en avsändare kallas det feedback. Någon feedback är icke-verbala leenden, suckar, nickar och så vidare.

Ibland är det muntligt, som när man reagerar på en kolas idéer med frågor eller kommentarer. Feedback kan också skrivas, som när du svarar på en medarbetares memo. I många fall kan inget meddelande också vara en återkoppling.

Underlåtenhet att svara på ett brev eller att återkomma ett telefonsamtal kan föreslå hur den icke-kommunikativa personen känner av avsändaren. Feedback är en viktig komponent i kommunikationsprocessen, för att slutligen lyckas eller misslyckas kommunikationen med den feedback vi får.