Kommunikation: Koncept, egenskaper och process (med diagram)

Läs den här artikeln för att lära dig mer om begreppet, funktioner, processer, principer och typer av kommunikation.

Begreppet kommunikation:

Kommunikation kan definieras enligt följande:

Kommunikation kan definieras som överföring av - fakta, information, idéer, förslag, order, förfrågningar, klagomål etc. från en person till en annan för att ge en fullständig förståelse av ämnet för kommunikation till mottagaren av det. Det önskade svaret från mottagaren till sådan kommunikation.

Några populära definitioner av kommunikation ges nedan:

(1) "Kommunikation är ett sätt som en organisationsmedlem delar mening och förståelse med en annan." -Koontz och O'Donnell

(2) "Kommunikation är processen att förmedla information och förståelse från en person till en annan." -Keith Davis

(3) "Kommunikation är summan av de saker en person gör när han vill skapa förståelse i andras sinne. Det är en bro av betydelse. Det innebär en systematisk och kontinuerlig process att berätta, lyssna och förstå. "Louis A. Allen

Funktioner av kommunikation:

På grundval av ovanstående definitioner och den omgivande kunskapen kan vi samla följande huvuddragen i begreppet kommunikation:

(i) Kommunikation är nödvändig och krävs i alla ledningsfunktioner. Det är emellertid en integrerad del av styrprocessen. och antar större betydelse vid riktningssteget.

(ii) Kommunikation är en funktion av varje chef. Därför är det en genomgripande ledningsfunktion. Alla chefer måste göra nödvändiga meddelanden till sina underordnade, och få en feedback till sina meddelanden från den senare.

(iii) Kommunikation är en kontinuerlig process under hela organisationslivet. Det är grunden för organisatorisk funktion. "Ingen kommunikation; ingen organisationens funktion. " Således går ett gammalt ledarskapsordspel (ordspråk).

iv) Kommunikation är en komplett och rationell process; först när mottagaren av meddelandet har förståelse för ämnet för kommunikation. Kommunikation är i själva verket en överföring av förståelse från avsändaren till meddelandemottagaren - något som är ett absolut nödvändigt krav från det mänskliga relationen, kommunikationsperspektivet.

(v) Kommunikation brukar vara och borde vara en tvåvägsprocess. Detta betonar återkopplingsaspekten av kommunikation, dvs avsändaren av meddelandet måste få mottagarens nödvändiga svar (eller reaktion) på den kommunikation som görs till honom.

(vi) Kommunikation görs alltid med ett syfte, dvs med målet att framkalla önskat svar utifrån mottagaren, till meddelandet. Till exempel, om kommunikationen är en arbetsordning av överlägsen till någon underordnad; den sistnämnda måste följa beställningen - åta sig nödvändiga åtgärder för genomförandet av ordern

(vii) Kommunikationsprocessen kräver åtminstone två partiers avsändare av meddelandet och mottagaren av det. Naturligtvis skulle en person inte göra någon kommunikation till mig själv.

(viii) Kommunikation är en cirkulär process. Processen börjar med avsändaren av meddelandet och färdas genom olika steg kompletteras med en återkoppling till kommunikation från mottagaren till avsändaren.

Kommunikationsprocess:

Kommunikationsprocessen består av följande steg eller steg:

(i) Meddelande:

Detta är bakgrundssteget till kommunikationsprocessen; som genom att bilda ämnet för kommunikation nödvändiggör starten på en kommunikationsprocess. Meddelandet kan vara en faktor en idé, eller en förfrågan eller ett förslag, eller en order eller ett klagomål.

(ii) avsändare:

Den faktiska kommunikationsprocessen initieras i avsändarens händer. vem tar åtgärder för att skicka meddelandet till mottagaren.

(iii) kodning:

Kodning innebär att man formar och menar budskapet genom att uttrycka det i ord, symbol, gester, diagram, ritningar etc.

(iv) Medium:

Det hänvisar till metoden eller kanalen, genom vilken meddelandet ska överföras till mottagaren. Till exempel kan en muntlig kommunikation ske genom en peon eller via telefon etc .; medan en skriftlig kommunikation kan dirigeras genom ett brev eller ett meddelande som visas på anslagstavlan etc.

(v) Mottagare (eller mottagaren):

Tekniskt sett är en kommunikation komplett, endast när det gäller kunskapen om den avsedda personen, dvs mottagaren eller mottagaren.

(vi) Avkodning:

Avkodning innebär mottagarens tolkning av meddelandet - i syfte att få budskapets mening, enligt avsändarens avsikt. Det är på detta stadium i kommunikationsprocessen, den kommunikationen är filosofiskt definierad som "överföringen av förståelse."

(vii) Feedback:

För att slutföra kommunikationsprocessen, sända feedback till kommunikation, är mottagaren av avsändaren absolut nödvändig. "Feedback" innebär mottagarens reaktion eller svar på meddelandet, som ingår i kommunikationen.

Allt sagt är kommunikation en cirkulär process, såsom illustreras, med hjälp av följande cirkulära diagram:

Kommunikationsprinciper:

För att vara effektiv och meningsfull måste kommunikationens ledande funktion styras av följande principer:

(i) Principen för förståelse:

Kommunikation måste vara sådan som överför förståelsen av kommunikationsmeddelandet till mottagaren enligt avsändarens avsikt. En praktisk tillämpning av denna princip kräver att budskapet klart framgår antingen muntligt eller skriftligt.

Vidare måste budskapet vara fullständigt - vilket inte ger utrymme för tvekan som kan förväxla mottagaren och tvinga honom till en felaktig tolkning av meddelandet.

ii) Uppmärksamhetsprincipen:

Kommunikationen måste ske på ett sådant sätt att det i mottagaren uppmärksammar det. För en praktisk tillämpning av denna princip är det absolut nödvändigt att budskapet inte bara ska uttryckas på ett behagligt och korrekt sätt. men också avsändarens avsikt att göra kommunikation måste absolut förtydligas.

(iii) Bristningsprincipen:

Meddelandet som ska kommuniceras måste vara kortfattat; som vanligt mottagaren, särskilt en verkställande, skulle inte ha mycket tid att ägna sig åt en enda del av kommunikationen. Beredskapets korthet får dock inte sökas på bekostnad av meddelandets klarhet eller fullständighet. Avsändaren måste träffa en balans mellan dessa tre faktorer - klarhet, tydlighet och fullständighet.

(iv) Principen om aktualitet:

Kommunikationen måste vara i tid, dvs det måste göras vid hög tid, när det behövs meddelas mottagaren. En förskottskommunikation medför risken att "glömma" från mottagarens sida. medan en försenad kommunikation förlorar sitt syfte och charm och blir meningslöst när den rätta tiden för åtgärd på den har löpt ut.

(v) Principen om lämplighet (eller rationalitet):

Kommunikationen måste vara lämplig eller rationell i samband med genomförandet av organisationsmål. Kommunikation måste inte vara omöjlig att agera på. inte heller irrationellt, vilket inte bidrar till gemensamma mål.

vi) Principen om återkoppling:

Kommunikation måste vara en tvåvägsprocess. Feedbacken (eller reaktionen eller svaret) av mottagaren till meddelandet måste vara lika lätt överförbart till avsändaren som den ursprungliga kommunikationen som gjorts av avsändaren.

Tanken bakom betonar återkopplingsaspekten av kommunikation är att den hjälper avsändaren att modifiera sin efterföljande kommunikation med tanke på mottagarens reaktioner - vilket gör det möjligt för bättre och förbättrade mänskliga relationer.

(vii) Princip för den konstruktiva och strategiska användningen av informella grupper:

Ledningen får inte tveka att göra en konstruktiv och strategisk användning av informella grupper för att säkerställa och underlätta snabbare kommunikation i nödsituationer. En sådan användning av informella grupper skulle också bidra till att utveckla goda mänskliga relationer genom att förbättra statusen för informella grupper och deras ledare.

Förvaltningen måste emellertid försäkra sig om att rykten inte sprids av informella grupper, och för detta är en vakt över hur informella grupper fungerar, samtidigt som de överför en formell kommunikation, men nödvändigt.

Typer av kommunikation - Formell och informell:

Kommunikation, i stort sett, är indelad i följande två kategorier:

(a) Formell kommunikation

(b) Informell kommunikation

Formell kommunikation är det som sker i ett företag, på formellt sätt via skalärkedjan eller kommandot.

Denna typ av kommunikation har följande variationer:

(1) Nedåtgående kommunikation

(2) Uppåtgående kommunikation

(3) Sidoöverföring (eller horisontell) kommunikation

(1) Nedåtgående kommunikation:

Nedåtgående kommunikation går nedåt i en organisation, från toppledningen till mellan- och lägre nivåhantering som reser via olika länkar i skalärkedjan. Sådan kommunikation är avgörande för organisationsändamål.

För det mesta består det av att kommunicera planer och politik för företaget till lägre nivåchefer. och i synnerhet utfärda order och instruktioner till underordnade, för att initiera åtgärder enligt dessa för utförande av tilldelade jobb.

(2) Uppåtgående kommunikation:

Denna typ av formell kommunikation är verkligen en återkoppling till nedåtgående kommunikation. Uppåtgående kommunikation går uppåt i en organisation från lägre nivåhantering till mellersta och övre nivåer av förvaltning, reser via olika länkar, i skalärkedjan.

Uppåtgående kommunikation tar vanligtvis följande former:

(i) Rapporter av underordnade till överordnade på arbetsprestanda

(ii) Grunder, problem eller svårigheter hos underordnade överlåtna till överordnade, på lämpliga nivåer.

(iii) Förslag och idéer till underordnade överordnade ledare, för vänlig hänsyn och lämpligt genomförande.

(iv) Förtydliganden sökt av underordnade från överordnade om de order och instruktioner som utfärdats av den senare (dvs. överordnade).

(3) Sidoskrivande (Eller Horisontell) Kommunikation:

Denna typ av formell kommunikation sker bland chefer, placerade i samma rang, i organisationen. Det är nödvändigt för att uppnå samordning av enskildas handlingar, som gör samma typ av arbete, under ledare av samma rang.

En kommunikation mellan två assistentproduktionschefer är exempelvis en förekomst av horisontell kommunikation. Sidledande kommunikation kan ske genom "gängplanken", som föreslagits av Fayol; eller genom skalärkedjan, på ett hierarkiskt sätt.

b) Informell kommunikation:

Informell kommunikation, även kallad grapevine-kommunikation, sker via informella grupper, existerande inom eller utanför den formella organisationsstrukturen. Denna kommunikation har inget formellt sätt att dirigera. Det kan sprida sig från någon person till någon person, på något sätt och i någon riktning, som strukturen av en vinrank.

Kommentarer:

Faktum är att den grundläggande orsaken bakom bildandet av många informella grupper är nödvändigheten av en ömsesidig utbyte av information relaterad till organisatoriska frågor eller sociala eller personliga frågor hos individer som ingår i informella grupper. Därför behovet av informell kommunikation.