Budget: Betydelse, behov och huvudfaktorer

Läs den här artikeln för att lära dig mer om vad som menas, behöver och huvudmässiga faktorer i budgeten.

Betydelse och behov av budget:

Alla är bekanta med tanken på en budget eftersom det är nödvändigt vid varje gång i vårt liv - nationellt, hemma och företag. En budget är en uppskattning av framtida nummer baserat på information. Det är en plan i detaljer för en viss tid. I den nuvarande konkurrensperioden är alla med termen budget eftersom det är väldigt viktigt i livet och näringslivet. Utan en budget skjuter affärsägaren bokstavligen i mörkret när det gäller att planera utgifter för företagen och matcha dem med försäljningsintäkter.

I budgetprocessen motiverar chefer i varje avdelning de resurser de behöver för att uppnå sina mål. De förklarar sina överordnade omfattningen och volymen av sina aktiviteter, liksom hur deras uppgifter kommer att utföras.

Kommunikationen mellan överordnade och underordnade hjälper till att bekräfta sitt ömsesidiga engagemang för företagets mål. Den uppskattar ett företags resultat, finansiella resultat och kassaflöden under en viss tidsperiod. Det är en prognos om vad som händer ekonomiskt om vissa strategier och beslut genomförs.

En budget är ett finansiellt planeringsverktyg som hjälper verksamheten att styra och hantera utgifterna för pengar. En budget är beredd att ha ett effektivt utnyttjande av medel och för att uppnå mål så effektivt som möjligt. Budgetering är ett kraftfullt verktyg för ledningen för att utföra sina funktioner (dvs. utforma planer, samordna aktiviteter och styra verksamheter etc.) effektivt. Det Chartered Institute of Management Accountants, London (CIMA), definierar en budget som under.

"En plan som kvantifieras i monetära termer som är förberedda och godkända före en bestämd tidsperiod, visar vanligtvis planerad inkomst som ska genereras och / eller utgifter som ska uppstå under den perioden och det kapital som ska användas för att uppnå ett visst mål."

En analys av denna definition avslöjar följande väsentliga delar av en budget:

1. Det är en plan uttryckt i monetära termer men det kan också innehålla fysiska enheter.

2. Den är upprättad före en bestämd tidsperiod (budgetperiod) under vilken den kommer att fungera.

3. Det är relaterat till en bestämd framtida period.

4. Det är godkänt av ledningen för genomförande.

5. Det visar vanligtvis att den planerade inkomsten genereras och att utgifterna uppstår.

6. Det visar också kapital för att vara anställd under perioden och

7. Den är upprättad för att genomföra den policy som styrelsen utformat och målet att uppnå under perioden.

Således fastställer en budget ett mål när det gäller rupier eller kvantiteter mot vilka den faktiska prestationen mäts. En budget kan därför tas som ett dokument som har nära anknytning till såväl ledningsfunktionen som en organisations bokföringsfunktion.

När organisationsstorleken ökar är behovet av budgetering motsvarande mer, eftersom en budget är ett effektivt verktyg för planering och kontroll. Budgetar är till hjälp för att samordna de olika aktiviteterna (såsom produktion, försäljning, inköp etc.) i organisationen, vilket innebär att alla aktiviteter går vidare enligt målet.

Budgets är kommunikationsmedel. Idéer från toppledningen ges i form av en budget och vidarebefordras till underordnade som ska ge dem den praktiska formen. Eftersom aktiviteterna i olika avdelningschefer samordnas vid utarbetandet av en budget, är det till hjälp för att utveckla ett lagarbete som är väldigt mycket nödvändigt för en företags framgång.

Således är en budget nödvändig för att planera för framtiden, att motivera den personal som är associerad, att samordna verksamheten i olika avdelningar och att kontrollera prestanda för olika personer som arbetar på olika nivåer.

Huvudbudget (eller begränsande) Faktor:

Principal budgetfaktor är en så viktig faktor att det i stor utsträckning påverkar alla funktionsbudgetar. Omfattningen av dess inflytande måste bedömas först för att säkerställa att de funktionella budgetarna är rimligt förfogande.

Detta är faktorn i verksamheten för ett företag som vid en viss tidpunkt eller över en period kommer att begränsa volymen av produktionen. Det är den styrande faktorn som är en stor begränsning för alla operativa aktiviteter i organisationen, så denna faktor beaktas för att avgöra om budgeten kan uppnå.

Det är viktigt att lokalisera den begränsande faktorn innan budgeten utarbetas eftersom den påverkar nästan alla budgetar.

Begränsningsfaktorn kan vara något av följande:

1. Finns det tillräckligt med efterfrågan på produkten? (Kundernas efterfrågan)

2. Kommer en nödvändig kvalitet och mängd material att finnas tillgängligt? (Tillgänglighet av råmaterial)

3. Finns den nödvändiga arbetskraften? (Tillgänglighet av arbetskraft)

4. Är anläggningskapaciteten tillräcklig för att klara av den förväntade försäljningen? (Anläggningskapacitet)

5. Är kassaflödet tillräckligt för att finansiera den förväntade försäljningsvolymen? (Kontantposition)

6. Finns det några statliga begränsningar (regeringens begränsningar)

Ett problem har till exempel kapacitet att producera 50 000 enheter av en viss produkt per år. Men endast 30 000 enheter kan säljas på marknaden. I detta fall är låg efterfrågan på produkten begränsande faktor.

Därför bör försäljningsbudgeten utarbetas först och andra funktionsbudgetar, såsom produktionsbudget, arbetsbudget, anslag för utnyttjande av anläggningar, kontantbudget etc. ska förberedas i enlighet med försäljningsbudgeten. Antag att en annan oro har inga försäljningsproblem och kan sälja allt det kan producera. I detta fall är anläggningskapaciteten begränsad. Därför bör produktionsbudgeten utarbetas först och andra budgetar bör följa produktionsbudgeten.

Budgeten för begränsningsfaktorn bör således utarbetas först och övriga budgetar bör förberedas mot bakgrund av den faktorn. Alla budgetar bör samordnas med hänsyn till huvudbudgetfaktorn om budgetkontrollen ska uppnå de önskade resultaten.

Huvudbudgetfaktorn är inte statisk. Det kan variera snabbt från tid till annan på grund av interna och externa faktorer. Det är av tillfällig karaktär och kan på lång sikt övervinnas genom lämpliga förvaltningsåtgärder. Ofta är brist på försäljning den viktigaste faktorn i branschen, och denna faktor kan övervinnas genom att säljfrämjande åtgärder vidtas som att öka säljpersonal och reklam. Växtförmågan kan förbättras genom bättre planering, förenkling av produkt eller förlängning av växten.