Aktiviteter som är involverade i affärsprocessens ledande process

Några av de viktiga aktiviteterna som de är inblandade i företagsledningsprocessen är som följer:

Det drogs slutsatsen att alla affärsfunktioner och policyer måste inriktas för att uppnå kundnöjdhet. Som Peter F. Drucker har tappat det, är den enda giltiga definitionen av syftet med något företag att skapa en kund.

Det primära målet för varje affärschef bör alltså vara att skapa en stadig ström av nöjda kunder för verksamheten. Detta mål måste vara drivkraften för alla verksamheter som en affärschef har.

Den vanligaste användaren av affärsinformationssystem är affärschefen. Sålunda bör drivkraften för affärsinformationssystemen vara på informationsbehov hos en chef.

Det är således nödvändigt att förstå ledning och ledningsprocessen. Förvaltningen är vad en chef gör. Vad en chef gör ger oss en inblick i ledningen.

Det är en allmänt accepterad uppfattning att ledningen är konsten att få saker gjorda genom andra för att uppnå vissa mål. Denna syn på ledningen fokuserar på ledarskapsprocessen (dvs. konsten) som är inblandad i att uppnå önskade resultat.

Ledarskapsprocessen omfattar följande aktiviteter:

jag. Planera,

ii. organisera,

III. bemanning,

iv. regi,

v. Styrning.

För att förstå vilka affärsinformationssystem som syftar till, är det viktigt att förstå de aktiviteter som är inblandade i ledningsprocessen.

1. Planering:

Planering avser bestämning av framtida handlingssätt för att uppnå önskade mål. Det innebär att i förväg bestämma vad man ska göra, hur man gör det, när man ska göra det och vem som ska göra det. Det är en "verkställande handling som förkroppsligar färdigheterna att förutse, påverka och kontrollera förändringens natur och riktning". Planering föregår alla andra funktioner hos en chef.

Det motverkar osäkerhet och påverkan av förändringar i miljön. Korrekt planering kan hjälpa en chef att möta utmaningarna av miljöförändringar effektivt. Planer ritas med inriktning på mål. Således vägleder planeringen åtgärderna i företaget för att uppnå de önskade målen.

Det fyller upp klyftan mellan vad som är aktuellt i dag och vad är den önskade situationen i näringslivet för framtiden. Planer används för att utvärdera prestanda och utöva kontroll i företaget. Planeringen är genomgripande och nästan alla i en organisationsplaner.

Planens karaktär kan skilja sig från olika ledningsnivåer. Planerna på de lägre nivåerna av ledarhierarkin måste ligga inom ramen för de övergripande planerna för cheferna högst upp i organisationen. Planer kan vara av olika slag, till exempel uppdrag, mål, strategier, policyer, regler och förfaranden, program och projekt och budgetar.

Olika typer av planer är ritade på olika ledningsnivåer. Till exempel är organisationens uppdrag, mål och strategier det exklusiva bevarandet av toppnivåhantering.

Planer fungerar som ledning av ledningen. Övriga ledningsaktiviteter bestäms av planer. Planering föregår logiskt genomförandet av alla andra ledande aktiviteter, såsom organisering, bemanning, styrning och kontroll.

En av de viktigaste orsakerna till uppsving av planeringsaktivitet bland chefer är att de inser fördelarna med att vara proaktiv istället för att vara reaktiva. De stora investeringarna och höga risker i nya projekt gör det nödvändigt för en chef att planera i förväg och försöka ta bort så mycket osäkerhet som möjligt.

Komplexiteten i affärsprocesserna gör också affärsplanering en givande verksamhet. Tillgängligheten av bättre och mer pålitliga modeller för att förutse framtiden och minska osäkerheten har också bidragit till ökad planeringsaktivitet.

En planeringsprocess innebär följande steg:

(1) Att vara medveten om möjligheter eller utveckling markerar början på planeringsprocessen. Detta innebär att man utvärderar styrkor och svagheter i miljön i och utanför affärsorganisationen.

(2) Fastställande av mål för organisationen och de enskilda organisationsenheterna mot bakgrund av nya möjligheterutvecklingar.

(3) Upprättande av kritiska planeringslokaler avseende de interna och externa miljöer där planerna ska fungera. Det handlar om att identifiera styrkor och svagheter i näringslivet när det gäller produkter, marknader, processer, teknik, personal etc.

(4) Identifiering av alternativa åtgärdskurser för att uppnå målen.

(5) Utvärdering av alternativa handlingsplaner mot bakgrund av deras inverkan på att målen uppnås.

(6) Urval av bästa alternativa handlingsåtgärd.

(7) Formulering av derivatplanerna för att stödja planen.

Det kan noteras att var och en av ovanstående steg i planeringsprocessen kräver mycket information om den interna och yttre miljön där planerna måste fungera. Informationen om den yttre miljön omfattar ekonomiska trender, tekniska förändringar, tillgänglighet och kostnad för olika resurser etc.

Informationen om den interna miljön omfattar försäljningsprognoser, ekonomiska resurser och planer, resursstatus i företaget etc. En chef behöver också olika verktyg för att analysera informationen om miljön.

Planeringsprocessen innefattar förväntan och prognoser. Detta kräver information om de interna och externa faktorerna som sannolikt kan påverka det framtida läget.

Informationen om relevansen och relativa effekterna av dessa faktorer är en kritisk inverkan i förväg och prognos för framtida händelser. Användning av simulering, artificiell intelligenssteknik, neurala nätverk, fuzzy logic etc. med hjälp av moderna datorer har förbättrat planets predictive value, samt värdetillsats till planeringsinformationen.

2. Organisera:

Organisation innebär analys av aktiviteter som ska utföras för att uppfylla planens krav, gruppera dem så att de kan tilldelas personer eller grupper av personer i organisatoriska enheter och delegering av auktoritet att använda organisationens resurser för att utföra de uppdrag som tilldelats.

Organisation avser folk, uppgifter och teknik. Eftersom dessa faktorer skiljer sig från organisation till organisation, finns det ingen typisk organisationsdesign som skulle vara lämplig för alla organisationer.

Organisationsstrukturen måste utformas enligt organisationens specifika krav och villkor. Eftersom människorna, uppgifter och teknik är utsatta för dynamik i miljön, omstruktureras organisationerna mot bakgrund av förändrade affärsmiljöer.

Organisationsstrukturer och informationssystem har nära anknytning till varandra. Om organisationsstrukturen är företagets kropp är informationssystemet dess nervsystem.

Organisationsstrukturen ska utformas med hänsyn till det naturliga flödet av information i näringslivet. Prestationsmätningssystemen måste matcha informationsflödet och organisationsstrukturen.

Helst bör varje förändring av informationssystem orsaka motsvarande förändring i organisationsstrukturen. annars skulle informationssystemen inte kunna återspegla verksamhetsplanerna. Till exempel har framstegen i databassteknologier och användning av distribuerade informationssystem haft en egen inverkan på hur organisationsstrukturerna är utformade idag.

Omvänt, om organisationsstrukturen ändras, måste informationssystemet också förändras för att klara av de nya realiteterna i affärsprocesser. I en organisation krävde exempelvis förändringar i organisationsstrukturer som krävdes av den ökade konkurrensen omdirigering av informationssystemen för att inte bara erbjuda information till chefer med avseende på händelserna i företaget utan även kompetensen i affärsprocessen. Informationsverktyg och andra verktyg för artificiell intelligens måste införlivas i informationssystemen för att stärka beslutsprocessen.

Omstrukturering av företagsorganisationer kan vara smärtsamt och dyrt om informationssystemen inte är välutvecklade. Effektiva informationssystem kan bidra till att förenkla omstruktureringsprocessen och hjälpcheferna klarar av förändringarna i deras specifika funktioner och aktiviteter.

Informationssystemet som ingår i företagets kunskapsbas kan vara till stor hjälp vid hantering av situationer som är nya för en viss chef.

3. Bemanning:

Bemanning är processen att bemanna organisationsstrukturen. En chef ska se till att rätt typ av personer fyller upp positionerna i organisationsstrukturen. Bemanning omfattar urval, bedömning och utveckling av personal i organisationen.

Det vanliga misstaget som en chef begår är att ignorera personalverksamheten och lämna den till personalavdelning. Personalverksamheten är för viktig för att rutineras inom personalavdelningen. Eftersom chefernas prestation i stor utsträckning beror på prestationerna hos hans underordnade kan eventuell försummelse av personalfunktionen påverka styrelsens effektivitet negativt.

Med de ökade ömsesidiga beroende av olika funktioner blir bedömningen av personal alltmer komplicerad. Det finns ett behov av att använda mer avancerade tekniker för prestationsbedömning. Dessa tekniker kan appliceras med hjälp av IT-infrastruktur.

Väldesignade informationssystem kan samla information om olika kritiska framgångsfaktorer för varje ledande position och övervaka prestanda med jämna mellanrum. Framstegen inom multimediateknik kan hjälpa till med automatisering av tränings- och utvecklingssystem.

4. Riktning:

Direktör innebär att instruera, styra och inspirera människor i organisationen att göra sitt bästa för att uppnå organisationens gemensamma mål. Direktionen avser således processen att motivera, leda och kommunicera med människorna i organisationen för att uppnå bolagets mål.

Spridning av information spelar en avgörande roll för att styra insatser från människor i företaget. I ett näringsliv med verksamhet som sprids över ett brett geografiskt område, måste personalen vara mobil och kommer sannolikt att vara belägna långt ifrån andra medlemmar i laget och den överste i ledningshierarkin.

Att styra underordnarna blir sålunda svår eftersom kommunikationen kan vara ganska dyr och kanske inte når destinationen i tid. Idag är informationssystemen formella kommunikationsfordon.

Anläggningen med e-post och användning av intranät har förändrat hur formell kommunikation sker i företag. Sömlöst informationsflöde mellan olika avdelningar med hjälp av informationssystem kan också bidra till att minska kommunikationsgap som är många gånger den främsta orsaken till anställdas missnöje.

5. Styrning:

Styrning är en process som analyserar om åtgärderna vidtas enligt planer och tar korrigerande åtgärder för att de ska överensstämma med planerna. Således är planering grunden för kontrollen.

Den fokuserar på aktiviteter som utförs och resultaten av dessa aktiviteter med avseende på deras inverkan på uppnåendet av planmål.

Ökad storlek på företagen har gjort allt mer en svår aktivitet Ökad konkurrens på marknaden kräver en större delegering av arbete och decentralisering av beslutsfattandet för att säkerställa ett snabbare svar i affärsverksamheten. Således spelar kontrollen en viktig roll för att säkerställa effektiviteten i företaget.

Informationssystemen spelar en viktig roll i kontrollprocessen. Dessa system hjälper inte bara till att mäta verksamhetsprestanda utan också bidra till att identifiera avvikelser från prestanda från planer.

Jämförelsen mellan planerad och faktisk prestanda analyseras sedan med hjälp av informationssystem för att identifiera skälen till avvikelser. Miljöinformationen används för att identifiera sådana skäl.

Information om vilka åtgärder som vidtas eller vad som händer i de interna och externa affärsmiljöerna är viktigt för att utöva kontroll.

Tidigare brukade de flesta av sådan information komma i form av personlig observation av chefen. Ökad storlek på näringslivet har gjort personlig observation en mycket svår form av kontroll.

Det finns större beroende av skriftliga rapporter. När verksamheten blir mer kunskapsintensiv verksamhet och sammansättningen av företagets personal blir dominerad av kunskapsarbetare blir mätning av prestanda alltmer komplicerat. Enkla tabellrapporter med avseende på uppnåendet av kvantifierade mål är inte tillräckliga för kontroll.

Kontrollfunktionen använder information om planerad prestanda och verklig prestanda för att komma fram till avvikelser. Effektiva informationssystem identifierar inte bara dessa avvikelser utan hjälper även att analysera avvikelserna för att ange skälen till avvikelsen. De bidrar också till att snabbt ändra planerna i ljuset av feedbacken.

Begreppet flexibelt budgetering har blivit populärt tack vare tillgången till bättre informationshanteringsanläggningar. Med tillgängligheten i realtidsinformationssystem strömmar informationen om prestanda snabbt. Detta hjälper till att utöva kontroll snabbt, vilket resulterar i lägre kostnader för planeringsfel.

Moderna affärsinformationssystem hjälper ledare att lära av tidigare erfarenheter med minsta kostnadskostnad. Detaljerad kontrollinformation kan lagras nu under längre tid och analyseras när liknande förhållanden observeras för att förutse förändringar i miljön. Moderna informationssystem kan nästan automatiskt hantera komplexa kontrollmekanismer.

Undantagsrapporteringen är en annan aspekt av kontrollen som har blivit populär på grund av framsteg inom informationsteknik. Moderna informationssystem gör att chefer får snabbare tillgång till information om undantagen och hjälper dem att fatta snabbare beslut för att mildra de negativa effekterna av de exceptionella situationerna genom att omedelbart ändra planer. Ett effektivt informationssystem kan hjälpa till med att omvandla en katastrof till en mindre förlust, eftersom det skulle ge upphov till varning i de tidiga stadierna av exceptionell situation.

Var och en av dessa ledningsfunktioner ska genomföras på alla ledningsnivåer. Effektiviteten hos en chef beror på hur effektivt han utför dessa ledande aktiviteter. Det kan inte vara möjligt att fastställa vilken aktivitet som utförs av en chef vid en viss tidpunkt, eftersom han fortfarande är upptagen med flera ledande aktiviteter.