9 Huvudfunktionerna i en bra organisationsstruktur

Denna artikel lyfter fram funktionerna i en bra organisationsstruktur. Funktionerna är: 1. Enkelhet 2. Flexibilitet och kontinuitet 3. Klar linje av myndighet 4. Tillämpning av ultimata myndighet 5. Korrekt delegering av myndighet 6. Kommando och riktningens enhet 7. Minsta möjliga ledningsnivåer 8. Korrekt fokus på personal 9 . Tillhandahållande för toppledning.

Funktion # 1. Enkelhet:

En organisationsstruktur bör i princip vara enkel. Det innebär att strukturen ska ha den enklaste möjliga ramen som kommer att uppfylla de syften som är avsedda med betoning på ekonomiska och effektiva sätt att uppnå företagets mål.

Detta kommer att säkerställa ekonomins insats, minimera kostnaderna och minska alla möjliga svårigheter som kan uppstå på grund av dålig kommunikation på grund av komplexiteten i den invecklade strukturen.

Varje person i organisationen borde vara tydlig med vilken han måste konsultera i en viss fråga. För många nivåer, kommunikationskanaler och kommittéer orsakar ofta fler problem än att lösa dem. Idealt sett bör deras antal och platser i organisationen baseras på organisatoriska behov.

Funktion # 2. Flexibilitet och kontinuitet:

Arrangören ska bygga strukturen inte för idag eller imorgon, men för den avlägsna framtiden. Som sådan måste kontinuiteten bibehållas i organisationsstrukturen under tiden. Men eftersom organisationsstrukturen är baserad på omständigheter och dessa inte är korrigerade men ändras över tiden, finns det ett behov av att införliva förändringarna i organisationsstrukturen också.

Därför bör strukturen vara anpassningsbar nog så att den ger möjlighet att tillgodose de förändringar där dessa behövs.

Funktion # 3. Tydlig auktoriseringslinje:

Oavsett strukturformen ska det finnas tydliga myndighetslinjer som går från topp till botten eller i horisontella riktningar. Det innebär att man bör vara mycket tydlig om vad han förväntas uppnå eller bidra med och vilka relationer som ska bibehållas av honom på sin officiella nivå.

Att misslyckas med att klargöra myndighetslinjerna resulterar i friktioner och ineffektivitet. Ofta, i byråkratisk struktur följt av regeringsorganisationerna uppstår problem med behörighet för en avdelning eller uppdelning och arbetet lider.

Funktion # 4. Tillämpning av Ultimate Authority:

Det föreslår att även om en överordnad chef tilldelar en del av arbetet till sina underordnade, är han i sista hand ansvarig för fullgörandet av det totala arbetet. Således är han ansvarig för sitt eget arbete såväl som för det arbete som utförs av sina underordnade.

Om detta koncept tillämpas tillämpas det att varje person bär dubbelt ansvar. ansvar för sitt eget arbete och det för hans underordnade arbete. Som en hel del är en chef ansvarig för det totala arbetet som han tilldelats av sin överordnade.

Funktion # 5. Rätt delegation av auktoritet:

Begreppet ultimata myndighet kommer endast att vara effektiv när det finns en korrekt delegering av auktoritet på olika nivåer i organisationen. Delegering av auktoritet avser godkännande av en chef att fatta vissa beslut. Ett vanligt problem i det organisatoriska livet är att cheferna ofta misslyckas med att delegera adekvata myndigheter och lider av olika problem.

Sådana problem kan vara i form av beslutsflaskhalsar, fördröjning av beslutets genomförande, mer tryck på högre chefer för att fatta beslut etc. Alla dessa faktorer påverkar organisationseffektiviteten negativt. Dessa problem kan lösas genom lämplig delegering av auktoritet.

Funktion # 6. Enhet av kommando och riktning:

Principerna om enhet av kommando och riktning bör följas. Kommandoföreningen föreslår att en person endast skulle få order och instruktioner från en enda överordnad. Enhetsriktning avser begreppet "en plan en man".

Varje arbete i en organisation som har samma mål måste tilldelas en enda person. Således kan aktiviteter och funktioner av samma typ grupperas ihop. Detta ger tydlighet i genomförandet av verksamheten.

Funktion # 7. Minsta möjliga ledningsnivåer:

Så långt som möjligt bör det finnas minimala ledningsnivåer, större antal ledningsnivåer, längre är kommunikationslinjen i kedjan av kommandoskaperande problem med fördröjning och distorsion. Dessutom ökar mer ledningsnivåer kostnaderna i organisationen.

Även om det inte kan vara möjligt att föreslå hur många ledningsnivåer som ska finnas där i en organisation, kan principen om miniminivåer följas.

Funktion # 8. Korrekt betoning på personal:

Linjefunktionerna bör separeras från personalfunktionerna och tillräcklig tonvikt bör läggas på viktiga personalaktiviteter. Detta är viktigt, särskilt i stora organisationer. En linjeaktivitet är den som tjänar de organisatoriska målen direkt. till exempel produktionsverksamhet inom en tillverkningsindustri.

Å andra sidan är personalinsatsens bidrag indirekt, det vill säga att de hjälper till att genomföra linjens aktiviteter för att uppnå de organisatoriska målen. Personalaktiviteter kan vara personal, redovisning etc. Båda dessa aktiviteter bör tydligt stavas ut för att driva organisationen smidigt.

Funktion # 9. Tillhandahållande för Top Management:

I bolagsformen är aktieägarna generellt likgiltiga för företagets dagliga verksamhet. På samma sätt möter styrelseledamöterna inte regelbundet.

Därför bör en länk tillhandahållas mellan det ordinarie ledningsgruppen och styrelseledamöter och aktieägare. Organisationsstrukturen bör tydligt ange hur dessa högsta ledningsgrupper ska delta i förvaltningen av företaget och utöva kontroll över dess funktion.