8 Typer av organisationsstrukturer: deras fördelar och nackdelar

Typer av organisationsstrukturer: deras fördelar och nackdelar!

Alla chefer måste bära att det finns två organisationer de måste hantera - en formell och den andra informella.

Den formella organisationen i vanligtvis avgränsas av ett organisationsschema och arbetsbeskrivningar. De officiella rapporteringsrelationerna är tydligt kända för varje chef.

Förutom den formella organisationen finns en informell organisation som är en uppsättning utvecklande relationer och mönster för mänsklig interaktion inom en organisation som inte är officiellt föreskriven.

Formella organisationsstrukturer kategoriseras som:

(i) Linjens organisationsstruktur.

(ii) Organisationsstruktur för personal eller funktionell myndighet.

(iii) Organisationsstruktur för linje och personal.

iv) Kommitténs organisationsstruktur.

(v) Avdelningsorganisationsstruktur.

vi) Projektorganisationsstruktur.

(vii) Matris organisationsstruktur och

(viii) Hybrid organisationsstruktur.

Dessa organisationsstrukturer beskrivs kortfattat i följande stycken:

1. Linjens organisationsstruktur:

En linjeorganisation har bara direkta, vertikala relationer mellan olika nivåer i företaget. Det finns bara linjeavdelningar-avdelningar som är direkt involverade i att uppnå det primära målet för organisationen. Till exempel, i ett typiskt företag, omfattar linjekontor produktion och marknadsföring. I en linjeorganisation följer auktoritetskedjan kommandokedjan.

Utställning 10.3 illustrerar en organisationsstruktur med en rad.

Funktioner:

Har bara direkta vertikala relationer mellan olika nivåer i företaget.

fördelar:

1. En tendens att förenkla och förtydliga myndighets-, ansvars- och ansvarsförhållanden

2. Främjar snabbt beslutsfattande

3. Enkelt att förstå.

nackdelar:

1. Försummar specialister i planering

2. Överbelasta nyckelpersoner.

Några av fördelarna med en ren linjeorganisation är:

(i) En linjekonstruktion tenderar att förenkla och klargöra ansvar, myndighet och ansvarsförhållande. Ansvarsnivåerna och myndigheten kommer sannolikt att vara exakta och begripliga.

(ii) En linjekonstruktion främjar snabb beslutsfattande och flexibilitet.

(iii) Eftersom linjebolag är vanligtvis små, har ledning och anställda större närhet.

Det finns emellertid också vissa nackdelar. Dom är:

(i) När företaget växer blir linjeorganisationen mer ineffektiv.

ii) Förbättrad hastighet och flexibilitet kan inte kompensera bristen på specialkunskaper.

(iii) Chefer kan behöva bli experter på alltför många områden.

(iv) Det finns en tendens att bli alltför beroende av de få nyckelpersoner som utför många jobb.

2. Organisationsstruktur för personal eller funktionsmyndighet

Arbetena eller positionerna i en organisation kan kategoriseras som:

(i) Linjeposition:

en position i den direkta kommandokedjan som ansvarar för uppnåendet av en organisations mål och

(ii) Personalens ställning:

En position avsedd att ge expertis, råd och stöd till linjepositionerna.

Ledande befattningshavare eller chefer har den direkta myndigheten (känd som linjemyndighet) som ska utövas av dem för att uppnå de organisatoriska målen. Personalansvariga eller chefer har personalmyndighet (dvs. auktoritet att rådfråga linjen) över linjen. Detta är också känt som funktionell auktoritet.

En organisation där personalavdelningar har befogenhet över linjepersonal inom smala specialområden kallas funktionell myndighetsorganisation. Utställning 10.4 illustrerar en organisationsstruktur för personal eller funktionell myndighet.

I linjeorganisationen kan linjeledarna inte vara experter i alla de funktioner som de är skyldiga att utföra. Men i den funktionella myndighetsorganisationen ges personalpersonal som är specialister inom vissa områden funktionell myndighet (Rätten till personalspecialister att utfärda order i egna namn i utvalda områden).

Principen om kommandoförening bryts när funktionell myndighet finns, dvs en arbetare eller en grupp arbetare kan behöva få instruktioner eller order från linjeledaren samt personalspecialisten som kan leda till förvirring och motstridiga order från flera källor kan leda till ökad ineffektivitet. Vissa personalspecialister kan utöva direkt bemyndigande över linjepersonalen, snarare än att utöva rådgivande myndighet (till exempel kan kvalitetsinspektören leda arbetstagaren samt ge råd om kvalitetsfrågor).

Medan denna typ av organisationsstruktur övervinner nackdelarna med en ren linjeorganisationsstruktur har den några stora nackdelar:

De är: (i) de potentiella konflikterna som härrör från överträdelse av principen om kommandoförhållande och (ii) tendensen att hålla myndigheten centraliserad på högre nivåer i organisationen.

3. Linje och personal Organisationsstruktur:

De flesta stora organisationer tillhör denna typ av organisationsstruktur. Dessa organisationer har direkta, vertikala relationer mellan olika nivåer och även specialister som ansvarar för rådgivning och assisterande linjeledare. Sådana organisationer har både linje- och personalavdelningar. Personalavdelningen ger rådgivare och assistenter på specialområden (till exempel kvalitetsstyrning som rådgivar produktionsavdelningen).

Utställning 10.5 illustrerar linjens och personals organisationsschema. Linjefunktionerna är produktion och marknadsföring medan personalfunktionerna omfattar personal, kvalitetskontroll, forskning och utveckling, ekonomi, redovisning etc. Personalmyndigheten i funktionell myndighetsorganisation ersätts av personalansvaret så att principen om kommandoförening inte bryts .

Tre typer specialiserad personal kan identifieras:

(i) Rådgivning,

(ii) Service och

(iii) Kontroll.

Vissa staber utför endast en av dessa funktioner, men vissa kan utföra två eller alla tre funktionerna. Den främsta fördelen är att personalen specialister använder kompetens av linjepersonalen. Spänningen över kontrollen av linjeledare kan ökas eftersom de är lätta för många funktioner som personalen utför för att hjälpa linjen.

Några fördelar är:

(i) Även genom en linje- och personalstruktur möjliggör högre flexibilitet och specialisering kan det skapa konflikter mellan ledning och personal.

(ii) Linjeledare kanske inte gillar personalpersonal som berättar vad de ska göra och hur man gör det trots att de känner igen specialisternas kunskaper och expertis.

(iii) Vissa anställda har svårt att anpassa sig till rollen, speciellt när linjeledare är ovilliga att acceptera råd.

(iv) Personal kan väcka sin brist på auktoritet och detta kan leda till konflikter i linje och personal.

Funktioner:

1. Linje och personal har direkt vertikalt samband mellan olika nivåer.

2. Personalspecialister ansvarar för rådgivning och assisterande ledningsledare / tjänstemän inom specialområden.

3. Dessa typer av specialiserad personal är (a) Rådgivande, (b) Service, (c) Kontroll, t.ex.

a) Rådgivande:

Management Information System, Operation Research och kvantitativa tekniker, industriell teknik, planering mm

(b) Service:

Underhåll, Inköp, Butiker, Finans, Marknadsföring.

(c) Kontroll:

Kvalitetskontroll, kostnadskontroll, revision etc. Fördelar "

(i) Användning av kompetens hos personalspecialister.

(ii) Kontrollpanelen kan ökas

(iii) Avlastar linjemyndigheter i rutinmässiga och specialiserade beslut.

(iv) Inget behov av alla ledande befattningshavare.

nackdelar:

(i) Konflikter mellan linje och personal kan fortfarande uppstå.

(ii) Personaldirektörer kan motstå sin bristande auktoritet.

iii) Samordning mellan linje och personal kan bli svårt.

Utskottets organisationsstruktur:

(a) Formad för hantering av vissa problem / situationer

(b) Är tillfälliga beslut.

fördelar:

1. Kommittébeslut är bättre än enskilda beslut

2. En bättre samverkan mellan utskottets medlemmar leder till bättre samordning av verksamheten

3. Kommittémedlemmar kan motiveras att delta i gruppbeslut.

4. Gruppdiskussion kan leda till kreativt tänkande.

nackdelar:

1. Kommittéer kan fördröja beslut, konsumera mer tid och därmed dyrare.

2. Gruppåtgärder kan leda till kompromiss och beslutsfattande.

3. 'Buck passerar' kan resultera i.

4. Avdelningsorganisationsstruktur:

I denna typ av struktur kan organisationen ha olika grunder på vilka avdelningar som bildas. Dom är:

(i) Funktion,

(ii) produkt,

iii) geografiskt territorium

(iv) Projekt och

(iv) Kombinationsmetod.

Utställning 10.6 illustrerar organisationsstrukturer som bildats utifrån ovanstående avdelningsgrund.

5. Projekt Organisationsstruktur:

Organisationsstrukturen för linjer, linjer och personal samt funktionella myndigheter underlättar etablering och distribution av myndighet för vertikal samordning och kontroll snarare än horisontella relationer. I vissa projekt (komplex aktivitet som består av ett antal ömsesidiga och oberoende aktiviteter) kan arbetsprocessen flöda horisontellt, diagonalt, uppåt och nedåt. Arbetsflödesriktningen beror på fördelningen av talanger och förmågor i organisationen och behovet av att tillämpa dem på det problem som finns. Att hantera sådana situationer, projektorganisationer och matrisorganisationer har uppstått.

En projektorganisation är en tillfällig organisation som syftar till att uppnå specifika resultat genom att använda specialister från olika funktionsområden i organisationen. Projektgruppen fokuserar alla sina energier, resurser och resultat på det tilldelade projektet. När projektet har slutförts kan lagmedlemmarna från olika korsfunktioner gå tillbaka till sina tidigare positioner eller kan tilldelas ett nytt projekt. Några exempel på projekt är: forskning och utveckling, produktutveckling, byggande av en ny fabrik, bostadsområde, shoppingkomplex, bro etc.

Utställning 10.7 illustrerar en projektorganisationsstruktur.

Funktion:

Midlertidig organisation som är utformad för att uppnå specifika resultat genom att använda team av specialister från olika funktionsområden i organisationen.

Betydelsen av projektets organisationsstruktur:

Projektets organisationsstruktur är mest värdefull när:

(i) Arbetet definieras av ett specifikt mål och måldatum för slutförande.

(ii) Arbetet är unikt och okänt för organisationen.

(iii) Arbetet är komplext med självständig verksamhet och specialkunskaper är nödvändiga för att uppnå det.

(iv) Arbetet är kritiskt när det gäller eventuella vinster eller förluster.

(v) Arbetet är inte repetitivt i naturen.

Karakteristik av projektorganisation:

1. Personal är tilldelad ett projekt från den befintliga permanenta organisationen och står under projektledarens vägledning och kontroll.

2. Projektledaren specificerar vilken ansträngning som behövs och när arbetet utförs medan den berörda avdelningschefen utför arbetet med sina resurser.

3. Projektledaren får det stöd som behövs från produktion, kvalitetskontroll, teknik etc. för att projektet ska slutföras.

4. Myndigheten över projektgruppens medlemmar delas av projektledare och respektive funktionella chefer i den permanenta organisationen.

5. Tjänsterna från specialisterna (projektgruppsmedlemmar) lånas tillfälligt till projektledaren tills projektets slutförts.

6. Det kan finnas konflikter mellan projektledaren och avdelningschefen om frågan om att utöva myndighet över lagmedlemmar.

7. Eftersom myndighetsförhållanden överlappar konfliktmöjligheter blir informella relationer mellan projektledare och avdelningschefer (funktionella chefer) viktigare än formell förskrivning av myndighet.

8. Full och fri kommunikation är avgörande för dem som arbetar med projektet.

6. Matrisstruktur:

Det är en permanent organisation som är utformad för att uppnå specifika resultat genom att använda team av specialister från olika funktionsområden i organisationen. Matrisorganisationen illustreras i utställning 10.8.

Funktion:

Överlagrar en horisontell uppsättning av divisioner och rapporterar relationer till en hierarkisk funktionell struktur

fördelar:

1. Decentraliserat beslutsfattande.

2. Stark produkt- / projektkoordinering.

3. Förbättrad miljöövervakning.

4. Snabba svar på förändringar.

5. Flexibel resursanvändning.

6. Effektiv användning av stödsystem.

nackdelar:

1. Hög administrationskostnad.

2. Potentiell förvirring över myndighet och ansvar.

3. Höga utsikter till konflikt.

4. Overemphasis på grupp beslutsfattande.

5. Överdriven inriktning på interna relationer.

Denna typ av organisation används ofta när företaget måste vara mycket lyhörd för en snabbt föränderlig yttre miljö.

I matrisstrukturer finns det funktionella chefer och produktledare (eller projekt eller företagsgrupp). Funktionschef ansvarar för specialiserade resurser som produktion, kvalitetskontroll, lager, schemaläggning och marknadsföring. Produkt- eller företagskoncernledare är incharge för en eller flera produkter och har tillstånd att förbereda produktstrategier eller företagsgruppsstrategier och ringa till de olika funktionella cheferna för de resurser som behövs.

Problemet med denna struktur är de negativa effekterna av dubbla myndigheter som liknar projektorganisationens. Funktionscheferna kan förlora en del av sin auktoritet eftersom produktansvariga får budgeten att köpa interna resurser. I en matrisorganisation har produkt- eller företagsgruppens chefer och funktionella chefer något lika kraft. Det finns möjlighet till konflikt och frustration men möjligheten till snabb och effektiv prestation är ganska hög.

7. Hybrid organisationsstruktur:

Figur 10.9 (a) illustrerar hybridorganisationsstrukturen.

Figur 10.9 (b) illustrerar en kombinationsstruktur

fördelar:

1. Anpassning av företags- och divisionsmål.

2. Funktionell kompetens och effektivitet.

3. Anpassningsbarhet och flexibilitet i divisioner.

nackdelar:

1. Konflikter mellan företagsavdelningar och enheter.

2. Överdriven administrationskostnad.

3. Långsamt svar på exceptionella situationer.

använder:

Används i organisationer som står inför stor miljö osäkerhet som kan uppfyllas genom en division struktur och det krävde också funktionell expertis eller effektivitet

Denna typ av struktur används av multinationella företag som arbetar i den globala miljön, till exempel International Business Machines USA. Denna typ av struktur beror på faktorer som graden av internationell inriktning och engagemang. Multinationella företag kan ha sina företagskontor i ursprungslandet och deras internationella divisioner etablerade i olika länder som rapporterar till VD eller VD vid huvudkontoret. De internationella divisionerna eller utländska dotterbolag kan grupperas i regioner som Nordamerika, Asien, Europa etc. och igen kan varje region delas in i länder inom varje region.

Medan fokus ligger på internationella geografiska strukturer, kan företagen också välja funktionell eller process- eller produktavdelning utöver det geografiska mönstret, medan avdelningen kan vara baserad på funktion på huvudkvarteret.

Den informella organisationen:

En informell organisation är uppsättningen utvecklingsrelationer och mönster för mänsklig interaktion inom en organisation som inte officiellt presenteras. Tillsammans med den formella organisationen finns en informell organisationsstruktur som består av informella relationer som inte skapats av officiellt utsedda chefer utan av organisationsmedlemmar på alla nivåer. Eftersom chefer inte kan undvika dessa informella relationer måste de utbildas för att klara det

Den informella organisationen har följande egenskaper

(i) Medlemmarna sitter ihop för att tillgodose sina personliga behov (behov av tillhörighet, vänskap etc.)

(ii) Det förändras ständigt:

Den informella organisationen är dynamisk.

(iii) Det innebär medlemmar från olika organisationsnivåer.

(iv) Det påverkas av förhållandet utanför företaget.

(v) Det har en peka ordning: vissa personer får större betydelse än andra av den informella gruppen.

Även om en informell organisationsstruktur inte har sitt eget formella organisationsschema, har det en egen kommandokedja:

Fördelar med informell organisation:

(i) Hjälper till att uppnå arbetet snabbare.

(ii) Hjälper till att ta bort svaghet i den formella strukturen.

(iii) Förlänger det effektiva spänningsreglaget.