8 faser involverade i organisationsinköp beslutsfattande
8 Viktiga faser av organisationsinköp Beslutsprocessen är följande: 1. Fas 1: Erkännande av ett problem 2. Fas 2: Beskrivning av behovet 3. Fas 3: Produktspecifikation 4. Fas 4: Leverantörsökning 5. Fas 5: Förslag Uppmaning 6. Fas 6: Leverantörsval 7. Fas 7: Beställ rutinspecifikation 8. Fas 8: Prestationsöversikt.
Till skillnad från beslutsfattandet för konsumentinköp, som är "huvudsakligen en serie mentala steg, innebär beslutsfattandet för industriell inköp mer fysiska och observerbara stadier.
Det finns många beslutsfattare som är involverade i var och en av de åtta stegen som utarbetats av ramverket för köpramar.
1. Fas 1: Erkännande av ett problem:
Inköps- / köpprocessen börjar när någon i företaget känner igen ett problem eller behöver det som kan uppfyllas genom att förvärva varor eller tjänster.
De gemensamma händelserna som leder till denna fas kan vara:
jag. Företaget beslutar att utveckla en ny produkt och behöver ny utrustning och material för att producera denna produkt.
ii. Det beslutar att diversifiera eller expandera och kräver därför en mängd nya leverantörer.
III. Inköpsansvarig bedömer möjligheten att få lägre priser eller bättre kvalitet.
iv. En maskin bryter ner och kräver utbyte eller nya delar.
v. Inköpta material visar sig vara otillfredsställande och företaget söker efter en annan leverantör.
Tidig lönsamhet i den nya uppgiften / problemigenkänningsfasen ger marknadsföraren en fördel jämfört med konkurrerande leverantörer.
2. Fas 2: Beskrivning av behovet:
Denna fas innefattar bestämning av egenskaperna och kvantiteten av den erforderliga föremålet. De allmänna egenskaperna kan vara tillförlitlighet, hållbarhet, pris etc. och marknadsföraren tillsammans med inköpschefen, ingenjörer och användare kan beskriva behoven.
Frågorna som kan ställas upp är:
jag. Vilka prestandaspecifikationer måste uppfyllas?
ii. Vilka typer av varor och tjänster bör övervägas?
III. Vilka är ansökningskraven? och
iv. Vilka kvantiteter skulle behövas?
Svaren på sådana frågor kommer att ge marknadsföraren en generell beskrivning av behovet som kommer att ingå i nästa fas.
3. Fas 3: Produktspecifikation:
För att få insatsen från andra fasen måste köparorganisationen utveckla de tekniska specifikationerna för de nödvändiga objekten. I denna fas är produkten uppdelad i föremål. Artiklarna i sin tur sorteras i standard och nya som behöver utformas.
Specifikationerna för båda är listade. Som marknadsförare måste han involvera sig själv och hans tekniska och finansiella motsvarighet för att bestämma genomförbarheten och även att utarbeta de tjänster som de kan erbjuda för att utveckla och leverera produkten. Om det inte är en känd leverantör, uppmuntrar många företag inte leverantörsdeltagandet i detta skede. Kundrelationen spelar en viktig roll här.
Här är ett exempel på hur leverantörsfirman kan hjälpa köparen i denna fas.
Toyota Motor Corporation ville göra en "tänkande bil" som kunde lära, memorera och reagera på insatser från den mänskliga miljön. De fann att Sony Corporation hade utvecklat en mekanisk hund som visade dessa egenskaper.
De involverade Sony i utformningen av bilen och utvecklade en "pod" som visades på 35: e Tokyo Motor Show. Det är ännu inte tillverkat för allmänheten. Pod kan utbyta information med andra fordon, mäta förarens färdighetsnivå; förstå förarens humör etc. Istället för ett ratt har det en joystick.
Sony Corporation var inblandad i Toyoto Motor direkt från konstruktionsstadiet och dess ingångar var individuella komponenter som stylade den bärbara terminalen, interiören, joysticken och utvecklingen av ecu (emotionell kommunikationsenhet) för att uttrycka känslor.
När LMLs Kanpur-anläggning designade och utvecklade "Freedom", en 100 cc cykel, anställde den flera företag för att designa och leverera många delar. Sriram levereras kolv, Borg Warner i Tyskland levererade kedjan, Daclin konstruerade och levererade ramen och MRF kallades in för att utveckla däck. Det brittiska företaget Prodrine tillhandahöll de tekniska insatserna för förändringar i växelsystemet.
4. Fas 4: Leverantörsökning:
Denna fas avser sökandet efter kvalificerade leverantörer bland de potentiella källorna. Marknadsföraren måste se till att han finns i listan över potentiella leverantörer. För att detta ska ske måste han regelbundet besöka alla potentiella företag och skapa medvetenhet. Broschyrer måste sändas och annonseringar placeras i specifika medier som handelsblad. Denna fas innebär bara att göra en lista över kvalificerade leverantörer.
5. Fas 5: Förslagsinfordran:
Förteckningarna över kvalificerade leverantörer förkortas nu på grundval av vissa kritiska faktorer. Till exempel, om köparen inte är villig att försöka någon ny firma som inte har varit på marknaden i mer än tre år, kan den delisera dessa leverantörer. Då beställer inköpsavdelningarna att förslag skickas av varje leverantör.
Efter utvärderingar, baserat på de angivna kriterierna, blir vissa företag ombedda att komma över till formella presentationer. Förslaget måste innehålla produktspecifikation, pris, leveransperiod, betalningsvillkor, skatt på experter och skyldigheter som är tillämpliga, transportkostnader, försäkringskostnader och eventuell annan relevant kostnad eller kostnadsfri tjänst som tillhandahålls. För inköp av rutinprodukter eller tjänster kan fas 4 och 5 förekomma samtidigt som köparen kan kontakta de kvalificerade leverantörerna för att få den senaste informationen om priser och leveransperioder.
För tekniskt komplexa produkter och tjänster spenderas mycket tid vid analys av förslag när det gäller jämförelse av produkter, leveranser och landningskostnader.
En ledande MNC som tillverkar tvål kräver att leverantörerna ska gå igenom tre steg: det hos en kvalificerad leverantör, en godkänd leverantör och en utvald leverantör. För att bli kvalificerad måste leverantören visa teknisk kapacitet, ekonomisk hälsa, kostnadseffektivitet, höga kvalitetsstandarder och innovativitet.
En leverantör som uppfyller dessa kriterier tillämpar sedan provpartiet för godkännande. Efter godkännande blir leverantören en "valda leverantör" när den visar hög produktuniformitet, kontinuerlig kvalitetsförbättring och JIT-leveransförmåga.
6. Fas 6: Leverantörsval:
Var och en av leverantörens presentationer är klassade enligt vissa utvärderingsmodeller. Köporganisationen kan också försöka förhandla med sina föredragna leverantörer för bättre priser och villkor innan ett slutgiltigt beslut fattas.
7. Fas 7: Beställ rutinspecifikation:
Efter att leverantörerna har valts, förhandlar köparen den slutliga ordern med de tekniska specifikationerna, nödvändig kvantitet, förväntad leveranstid, returpolicy, garantier etc. Vid underhåll, reparation och drift är köparna alltmer rörda mot filt kontrakt snarare än periodiska inköpsorder.
Blankettkontrakt leder till att fler enskilda källor köper och beställer fler varor från den enda källan. Systemet ger leverantören närmare köparen och gör det svårt för utleverantörerna att bryta in såvida inte köparen blir missnöjd med leverantörernas priser, kvalitet eller service.
SKF India, de svenska multinationella tillverkningslager i Pune och Bangalore, var leverantör av kullager till TVS Motor Company, som ligger i Padi i Chennai.
8. Fas 8: Prestationsbedömning:
Slutfasen i inköpsprocessen består av en formell eller informell granskning och återkoppling avseende produktprestanda och leverantörens prestanda. Köparen kan kontakta slutanvändaren och be om sina utvärderingar som i sin tur ges till leverantören eller han kan bedöma leverantören på flera kriterier med hjälp av en viktad värderingsmetod eller köparen kan också aggregera kostnaden för dålig leverantörsutveckling för att komma fram till justerade köpkostnader inklusive pris.
Prestandaöversynen kan leda till att köparen fortsätter, förbättrar eller släpper en leverantör. Det är viktigt för en marknadsförare att ha ett bra förhållande och alltid följa upp eventuella kundklagomål så snart som möjligt. Mer än de brister och problem som köparna står inför i produkten är det leverantörens attityd som ses mer i fokus.
