2 Former för Business Communication: Verbal och Non-verbal
Läs den här artikeln för att lära dig om olika former av kommunikation som verbal kommunikation - skriftlig, muntlig och icke-verbal kommunikation!
1. Verbal kommunikation - skriftlig, muntlig:
Ordet verbalt betyder "kopplat till ord och ordanvändning." Varje kommunikation som använder ord är verbal kommunikation.
Ord är de mest exakta och kraftfulla symbolerna. Ord betecknar såväl som connote betydelser. Det är därför all seriös eller formell kommunikation är vanligtvis i ord. Ord, som vi alla är medvetna om, kan skrivas eller talas.
Således kan verbal kommunikation vidare indelas i två typer:
(a) Muntlig kommunikation:
"Ett sår som förorsakas av tal är mer smärtsamt än ett sår som orsakas av ett svärd". Som termen själv föreslår är kommunikationen genom det muntliga ordet känt som oral kommunikation. Av arbetstiden i verbal kommunikation är 9% skriftlig, 16% i läsning, 30% i tal och 45% i lyssnande.
Vid muntlig kommunikation bör ord väljas mycket noga så att vad de menar har den exakta betydelsen av betydelsen. Sändaren av meddelandet eller hans representant är vanligtvis talaren, medan mottagaren eller hans representant, lyssnaren. Lyssnande är också en viktig aspekt av oral kommunikation.
Faktorer i muntlig kommunikation:
(i) Högtalaren
(ii) Hur han talar
(iii) Vad han talar om
(iv) Till vem han talar
(v) Om han mottar en återkoppling
Förutsättningar för muntlig kommunikation:
(i) Tydligt och ordentligt uttal av ord
(ii) Klarhet och exakthet
(iii) Känslighet
(iv) Rätt ton
(v) Rätt stil och ordförråd
Meriter av muntlig kommunikation:
(i) Spara tid och pengar:
Muntlig kommunikation sparar både pengar och tid. Inga pengar behöver spenderas för att producera muntlig kommunikation eftersom det bara berör det talade ordet. Muntlig kommunikation är därför ekonomisk.
För det andra finns det knappast någon fördröjning från den tid då avsändaren skickar meddelandet och mottagaren mottar den. Orden tas emot och förstås så snart de talas. Muntlig kommunikation sparar därför tid också.
(ii) Omedelbar återkoppling:
Feedbacken i de flesta muntliga meddelandena är omedelbar. Orden tas emot så fort de talas, och mottagaren kan också ge sin reaktion omedelbart. Högtalaren kan mäta stämningen och svaret från lyssnaren. Den omedelbara återkopplingen är en fördel för högtalaren.
(iii) Sparar pappersarbete:
Pappersarbete är minimalt eftersom kommunikationen är i form av talade ord.
(iv) Ett effektivt verktyg för uppmaning:
När kommunikationen är muntlig kan du försöka övertala lyssnaren. Tvivel kan rensas omedelbart.
(v) bygger ett hälsosamt klimat:
En vänlig atmosfär skapas när du kommunicerar oralt eftersom det finns mindre formalitet. Du kan också göra ändringar i meddelandet omedelbart på grundval av feedback och svar från lyssnaren.
(vi) Bästa verktyget vid nödsituationer:
Muntlig kommunikation är det snabbaste verktyget under en nödsituation. Det är den bästa kommunikationsmetoden när ett omedelbart och snabbt svar är kritiskt.
Demerits av muntlig kommunikation (begränsningar):
(i) Större risker för missförstånd:
Om det inte spelas in kan du inte hänvisa till ett muntligt meddelande igen. Det finns därför större chanser att ett meddelande missförstås eller tolkas felaktigt. Faktum är att det också finns en chans att meddelandet inte alls kan förstås.
(ii) Dålig högtalare:
Endast en individ som kan uppfylla alla krav på effektiv muntlig kommunikation kan ge goda resultat. Ofta kan inte en dålig talare skicka fel budskap. När man talar, kommunicerar man genom artikuleringen, röstmoduleringen och kroppsspråket.
Ett meddelande kan missuppfattas om det finns en disharmoni bland dessa komponenter. Också, som nämnts tidigare, vad orden antyder och vad de betecknar bör vara i harmoni, annars kan meddelandet leda till en konflikt i förståelsen.
(iii) Ineffektiva för långvarig kommunikation:
Muntlig kommunikation är inte användbar för långvarig kommunikation. På grund av mänskliga begränsningar finns det all sannolikhet att något viktigt kommer att saknas.
(iv) Lägre retentionshastighet:
Oral kommunikation lider av nackdelen med en låg retentionshastighet. En lyssnare får bara absorbera en del av ett muntligt meddelande eftersom uppmärksamhetsspänningen skiljer sig från person till person. Folk tenderar också att glömma ett muntligt meddelande snabbt.
(v) Ingen laglig giltighet:
Muntlig kommunikation saknar bevis på rekord. Det finns ingen permanent registrering eller bevis på vad som har sagts. En person som har meddelat kan förneka det senare. På samma sätt kan en person som fått muntligt meddelande eller instruktioner säga att han aldrig fått det. Muntlig kommunikation har därför mycket lite värde ur juridisk synvinkel.
(vi) Svårt att lösa ansvar:
Eftersom ett meddelande skickas oralt är det svårt att fastställa ansvaret. Detta kan också leda till vårdslöshet vid genomförandet av ett meddelande.
(b) Skriftlig kommunikation:
Ett meddelande utgör skriftlig kommunikation när den läggs i "svartvitt". Det är en formell kommunikationstyp. Meddelandets avsändare eller hans representant utgör författaren.
Skriftlig kommunikation anses vanligtvis bindande för företagsorganisationer och används ofta som bevis. Teknisk utveckling har utvidgat utbudet av skriftlig kommunikation via e-post och andra sådana anläggningar.
Faktorer i skriftlig kommunikation:
(i) Författaren
(ii) Innehållet
(iii) Språket som används
iv) Syftet med meddelandet
(v) Den stil som antagits - formell eller vänlig
(vi) Mottagaren
Förutsättningar för skriftlig kommunikation:
(i) Hur mycket ska man skriva
(ii) Vad att lämna ut
(iii) När ska man sluta
(iv) När ska man förmedla
(v) Med vilket medel att förmedla
Meriter:
(i) Exakt och exakt:
Skriftlig kommunikation är i allmänhet förberedd med stor omsorg och precision. Den stora utsikten att skriva gör en person medveten. Du måste vara väldigt seriös och organiserad medan du kommunicerar i den skriftliga formen, eftersom skriftlig kommunikation är öppen för verifiering.
(ii) Enkelt verifierad:
Eftersom skriftlig kommunikation finns på papper etc. kan den läsas och omläses. Det erbjuder också sig att verifiera. Det finns alltså också mindre chans att någon vrider meddelandet till sin egen fördel.
iii) Permanent rekord:
Skriftlig kommunikation utgör en permanent post. Det fungerar också som bevis. Det visar sig mycket användbart för framtida referens eftersom det kan bevaras i flera år. Till exempel kan gamla order och beslut tjäna som grund för nya.
(iv) Lämplig för långa och komplicerade meddelanden:
Långa och komplicerade meddelanden kan förstås bättre när de är i skriftlig form snarare än i det muntliga. Det finns mindre chans att missförstå och missförstå. Även det språk som används är mindre föremål för förändring.
(v) Ansvaret är lätt att fixa:
I skriftlig kommunikation kan ansvaret för avsändare och mottagare enkelt lösas. Människor har en tendens att skifta ansvar för misstag, men det är svårt om onus är uppenbart i svartvitt.
(vi) Har laglig giltighet:
Skriftlig kommunikation är godtagbar som ett juridiskt dokument. Skriftlig kommunikation har använts som bevis från tidig sort.
svagheter:
(i) långsammare kommunikationsmetod
Skriftlig kommunikation kan vara tidskrävande eftersom det kan ta två eller tre dagar till mottagaren (t.ex. med bokstäver). Däremot är oral kommunikation omedelbar.
ii) Vidarefördröjning om förtydliganden är nödvändiga:
Skriftlig kommunikation hindrar snabba förtydliganden. Mottagaren kan skriva tillbaka för förtydliganden och vänta på ett svar, vilket gör processen tråkig. Även om förtydliganden inte behövs finns det fortfarande en fördröjning mellan den tid som avsändaren skriver ett meddelande och mottagaren tar emot det.
iii) leder till för mycket pappersarbete
Eftersom skriftlig kommunikation i princip görs på papper kan man bruka använda den som flyktmekanism. Pappersfria kontor är fortfarande en dröm.
(iv) Alltid en möjlighet till tvetydighet eller brist på förståelse:
Det är ganska möjligt att mottagaren inte kan förstå den exakta meningen med ett skriftligt meddelande som han har mottagit. Tydligheten i ett skriftligt meddelande beror också på skickligheten eller bristen på det i avsändaren. Om meddelandet inte har skrivits ordentligt kommer det heller inte att förstås.
(v) Kostsamt i form av pengar och manstimmar:
Skriva bokstäver är en dyr process inte bara för att du behöver spendera pengar på porto, men också för att flera personer är involverade i att skicka ett brev från en organisation. Deras tid kostar organisations pengar. Medan muntlig kommunikation kan vara kort och snabb, tenderar den skriftliga kommunikationen, på grund av sin natur, att vara lång.
vi) Ingen flexibilitet:
Det skriftliga ordet är inte föremål för omedelbar förändring efter kommunikation. Därför kan överföring av eftertanke vara mycket lång och, ibland, till och med omöjligt.
(vii) Litteratur viktigt:
Det är självklart att avsändaren såväl som mottagaren är skriftlig i skriftlig kommunikation. Faktum är att vi kanske felaktigt antar att de är så. I många asiatiska länder, där läskunnighet är låg, kommer ett skriftligt meddelande att vara meningslöst för stora massor av analfabeter.
Litteratur betyder också läskunnighet i meddelandets språk. Mottagaren ska känna till det språk som ett meddelande har skrivits i. Det går inte att få ett meddelande på engelska om du inte känner till det språket.
Trots dess begränsningar kan det säkert sägas att skriftlig kommunikation förblir ryggraden i en organisation. Nästan all formell kommunikation är i skriftlig form.
Visuella hjälpmedel:
Ett visuellt hjälpmedel är en illustration i tabulär, grafisk, schematisk eller bilder från. Visuella hjälpmedel hjälper kommunikatörer att få sitt budskap mer effektivt till sin publik. Visuella hjälpmedel hjälper dig att göra materialet mer intressant, förtydliga och förenkla komplexa ämnen och markera viktiga punkter för bättre behållning av publiken.
En checklista för att skapa effektiva bilder visas nedan:
(i) Visuella ska vara enkla och lätta att förstå och designen och layouten ska bidra till den övergripande förståelsen av ämnet.
(ii) Visuella bilder ska skildra uppgifterna noggrant och viktiga punkter bör betonas.
(iii) Visuella bör vara lämpliga för den avsedda publiken.
(iv) Det bör tas hänsyn till att typfamiljen och teckensnitt är tydliga och läsbara och bildtexten är kort och informativ.
2. Icke-verbal kommunikation:
Vetenskaplig analys har visat att kroppsrörelser och gester utgör 55% av effektiv kommunikation. Därför är icke-verbal kommunikation väl övervägd.
Icke-verbal kommunikation involverar saker som gester, hållning, fysiskt utseende etc. Det sker utan skriftliga eller muntliga ord.
Icke-verbal kommunikation är de meddelanden som uttrycks på annat sätt än språkligt. Medan du kan vägra att prata eller skriva, är det omöjligt att undvika att verka icke-verbalt.
Icke-verbal kommunikation klassificeras här på två olika sätt:
JAG.
II. en. Kroppsspråk eller kineser - kroppsrörelse, ansiktsuttryck, kroppshållning etc.
b. Sångegenskaper - paralanguage
c. Space - proxemics
d. Miljö
e. Tystnad
STUDIET AV KROPPSSPRÅKET:
Studien av kroppsrörelse stoat utgör en del av icke-verbal kommunikation är känd som kineser. Det är en integrerad del av vår kommunikation. Förekomsten som mottagare ska observera icke-verbal kommunikation 55% av tiden. Vår kropp medvetet och omedvetet överför meddelanden, humör attityder etc. på samma sätt som språk använder symboler för att förmedla mening.
(i) Ansiktsuttryck:
Ansiktet sägs vara spegeln i sinnet. Oavsett vad vi känner sig reflekterade i vårt ansikte. Ansiktet kan förmedla energi, ilska, sorg, uppriktighet och en mängd andra känslor och känslor. Ett leende betyder vänlighet, medan en rynka betyder ilska.
En veckad panna visar oro medan en upphöjd ögonbryn visar överraskning, därför är det mycket viktigt att utöva kontroll och kontroll över våra känslor. Även om det här är en svår uppgift, kan du få positiva resultat med kontinuerliga ansträngningar.
ii) gester:
Gester är små kroppsrörelser som överför något meddelande. Det kan till och med vara överföring av specifik information. Vissa gester kanske är medvetna medan andra kan vara ofrivilliga. Vissa gester har en nästan universell betydelse, till exempel en headshake för en "nej" eller ett handslag som en "hej".
Då finns det andra gester som kan ha regionala betydelser. Strängt taget är gester en del av kroppsspråk eftersom vårt huvud och händer tenderar att kommunicera i sig själva på egen väg.
iii) hållning:
Inställning är den position som kroppen antar. Det hjälper till att förmedla ett budskap. Varje rörelse eller ställning i kroppen har uttryckliga eller defensiva funktioner. Således är hållningen ett viktigt inslag i icke-verbal kommunikation. Det avslöjar en hel del om en individ.
Ställning gäller kroppens överlag. Det inkluderar lutningsvinkeln och armarna och benen. Ett upphöjt huvud indikerar öppenhet, medan ett lutande huvud indikerar nyfikenhet.
Men man bör komma ihåg att ingen av dessa ställningar har några specifika innebörd. De förvärvar betydelser i samband med andra symboler och i samband med kommunikation.
(iv) Kläder:
En man bedöms ofta av hans utseende. Hans kläder spelar en viktig roll för att förbättra hans personlighet. Shabbily klädda människor kan skära en ledsen figur. Det är viktigt att man ser professionell och effektiv ut. Tillbehör spelar också en viktig roll i icke-verbal kommunikation.
Kläder och tillbehör relaterar till såväl fysiska som sociokulturella egenskaper. Ibland klarar sig kläder och tillbehör att uppfylla förväntningarna hos mottagaren, medan de ibland skickar ett meddelande genom en överträdelse av dessa förväntningar.
(v) Ögonkontakt:
Ögon är fönstren till själen. Ögonkontakt utgör en mycket viktig faktor för ansikte mot ansikte. Genom ögonkontakt får talaren signaler om kommunikationskanalen är öppen.
Discomfiture eller nervositet resulterar endast i en kort ögonkontakt; Å andra sidan visar en lång och fast blick intresse. Beroende på våra känslor har vi leende ögon, arga ögon, smärtsamma ögon, undvikande ögon och så vidare.
(vi) Tystnad:
Tystnad talar högre än ord. Det lägger ner relationen mellan kommunikatörer och deras inställning till varandra. Tystnad visar oförmågan att konversera vidare. En elev som inte har gjort sina läxor blir mamma när läraren frågar honom om det.
Indikatorer för icke-verbal kommunikation:
Positiv:
(jag ler
ii) öppen hållning
(iii) Intresserad uttryck
iv) måttlig ögonkontakt
(v) Noggrann tonhöjd och ljudvolym
Negativ - Undergivande:
(i) Floundering voice
(ii) Defensiva armar / ben
iii) långsamt tal
(iv) Fretting uttryck
(v) Bedrägligt utseende
Negativ - Aggressiv:
(i) Hård röst
(ii) Spetsfinger
(iii) Snabbt tal
(iv) Supercilious uttryck
(v) Immoderat ögonkontakt
Kroppsspråk:
Kroppsspråk står för hur kroppen kommunicerar utan ord, genom rörelsen av dess delar. Huvudets nick, blinkande av våra ögon, viftning av våra händer, axlar på axlarna etc. är uttryck för våra tankar och känslor.
Alla dessa rörelser är de signaler som vår kropp skickar ut för att kommunicera. Därför har detta studieområde kallats kroppsspråk. Precis som språk använder symboler för att förmedla mening, vår kropp, medvetet och omedvetet, förmedlar budskap, attityder, humör, statusförhållanden etc.
Kroppsspråket är mycket viktigt. Det har observerats att vi kan spela snabbt och lös med ord, men vår kropp talar ut sanningen. Även om vi försöker dölja sanningen eller något som vi vill undertrycka, kan vår kropp, våra ögon, våra gester tala högt och tydligt.
paralanguage:
Kommunikationsvärlden som involverar tecken, signaler, tonhöjd, ton och fluktuationer för att förmedla mening är paralanguage. Par betyder "som" eller "likartat". Paralanguage betyder "som språk", men inte egentligen ett språk.
Allt som utövar uppgiften att kommunicera som ett språk utan att vara ett språk i ordets konventionella betydelse faller inom ramen för paralanguage. Paralanguage används för att beskriva ett brett spektrum av vokalegenskaper som hjälper till att uttrycka och reflektera högtalarens inställning. Det är icke-verbalt eftersom det inte består av ord.
Verbal kommunikation handlar om innehållet i meddelandet - vad förmedlas? Å andra sidan handlar paralanguage om hur meddelandet förmedlas - hur förmedlas det?
Paralanguage beror på röst, intonation, tonhöjd, paus, volym, stress, gester och signaler. Genom tonhöjd och volymvariation, stress på ord etc. kan ens röst förmedla entusiasm, självförtroende, ångest och högtalarens mentala tillstånd och temperament.
Röst:
Röst är den första signalen som vi mottar eller använder. En bra lyssnare kan mäta mycket av rösten själv. Det finns olika kategorier av röster. En röst kan vara söt, mjuk, musikalisk, odlad, trevlig, otäck, klar eller otydlig bland annat. Rösten kan hjälpa till att avslöja en högtalares bakgrund, mentala tillstånd, utbildning, sex och temperament.
Intonation:
Intonation är modulering av röst och skift i stress. Intonation är en del av effektiv kommunikation. Ett meddelande med allvarligt innehåll ska till exempel inte levereras i en hög ton, men i en dyster ton.
Kasta:
Pitch är röstens röststång. Det är mycket viktigt eftersom det avslöjar högtalarens sinnesstämning. En ovanligt hög tonhöjd kan återspegla agitation. En oförändrad tonhöjd kanske tråkig eller monotont, vilket minskar lyssnarens uppmärksamhet.
Platsen kan också hjälpa oss att förstå talarens sociala ställning. En person som är auktoriserad använder en högre ton än en underordnad. Flaring av tempers resulterar vanligtvis i en förändring i planen.
Paus:
En paus understryker ett meddelande. En paus är att tala vad ett komma är att prosa. En paus på fel plats kan leda till felkommunikation. Till exempel är skillnaden mellan "fruktträd" och "frukt, träd" stor.
Volymvariation:
Högtalaren bör justera volymen av hans röst beroende på publikens storlek. Större publiken, ju högre rösten borde vara. Volymvariation gör talet effektivt. Ibland byter du från högt till mjukt och från mjukt till högt har önskad effekt.
Blandade signaler:
Blandade signaler uppstår när högtalarens ton, tonhöjd och ansiktsuttryck inte matchar orden som han talar. Detta förvirrar lyssnaren om högtalarens exakta motiv.
Till exempel kan en individ gratulera en annan, men tonen kan vara kall. I det här fallet kommer inte lyssnaren att vara säker på om talaren är riktigt glad eller bara uppfyller en formalitet. Beröm levererad i en sarkastisk ton överför mockery.
Korrekt ordspänning:
Kommunikation kan göras effektivare genom att lägga ordentlig tonvikt eller stress på rätt ord.
Helhetsintryck:
Ett meddelande förstås av lyssnaren inte bara av innehållet utan även av det sätt på vilket högtalaren förmedlar det. Talarens bär, attityd, dressingstil, utseende, ålder, kön, accent och ljudets kvalitet och ton påverkar också meddelandet som kommuniceras. För att ett meddelande ska vara effektivt bör det övergripande intrycket av individen vara i samklang med det meddelande han vill förmedla.
Fördelar med paralanguage:
(i) Ingen muntlig kommunikation är komplett utan paralanguage eftersom den är nära kopplad till själva språket.
ii) Parallellt anger i stor utsträckning talarens ställning och situation, vare sig i en organisation eller i samhället.
(iii) Det reflekterar också högtalarens personlighet och bakgrund i stor utsträckning.
(iv) Paralanguage är en indikation på talarens mentala tillstånd. En kräsna lyssnare kan härleda de rätta slutsatserna från tonhöjd, ton och hastighet på ett meddelande. Detta kan ofta vara mycket användbart.
Begränsningar av paralanguage:
(i) Paralanguage är "semi" eller "like" ett språk. Det är inte ett språk i sig. Därför kan inte alla fördelar som är förknippade med det verkliga språket bero på paralanguage.
ii) Paralanguage innebär att dra slutsatser utifrån ett antal perifera attribut. En sådan ritning av slutsatser behöver inte alltid vara rätt. I ett sådant fall kan de också tjäna till att skapa otillbörlig partiskhet. Detta i sig gör paralanguage vilseledande eller förvirrande ibland.
(iii) Som talare kan komma från olika bakgrunder, kulturer och situationer, kan slutsatserna från paralanguage vara svåra att rita, speciellt för att förmedla ett budskap i sin helhet.
Proxemics eller territorium eller utrymme:
Proxemics är en annan viktig typ av icke-verbal kommunikation. Termen proxemik härstammar från ordet närhet, vilket betyder närhet. Proxemics används med hänvisning till utrymme eller territorium. Mycket kommunikation sker icke-verbalt genom det rena sättet att använda utrymmet runt oss.
Lärare har också tillskrivit mycket icke-verbal kommunikation till färg, design, layout och utnyttjande av utrymmet omkring oss. Detta är också proxemics. Utrymmet omkring oss kan i stor utsträckning klassificeras som under:
Intimt utrymme:
De flesta kroppsrörelser äger rum inom 18 tum runt oss. Det är vår mest intima cirkel av rymden. Endast mycket nära personer eller familjemedlemmar kan komma in i detta utrymme, vare sig det är en viskning, en klapp på ryggen eller ett handslag. Det betyder att ju mindre utrymmet mellan de två personerna kommunicerar, ju mer intima är kommunikationsens natur.
Personligt utrymme:
Personligt utrymme sträcker sig från 18 tum till fyra meter där vi har en normal konversation med vänner, kollegor och medarbetare. Den används i informella samtal och improviserade diskussioner där man kanske inte är vettig för att fatta viktiga beslut.
Socialt utrymme:
Detta kan vara var som helst mellan fyra fot och 12 fot. Det speglar en formalitet av förhållandet. Det speglar också brist på spontan beteende. En persons svar är mer samlade och väl genomtänkta. Socialt utrymme återspeglar anledning, planering och kontroll, vanligtvis förknippad med affärskommunikation inom ett formellt förhållande.
Allmän plats:
Detta börjar från ett avstånd på 12 fot. Man måste höja sin röst för att bli hörd. Det finns en brist på personliga känslor och en extra känsla av frihet.
paralanguage:
(i) Reflekterar känslor och attityder hos talaren genom ett brett spektrum av vokalegenskaper.
ii) Paralanguage ger viktiga ledtrådar om högtalarens pedagogiska, nationella / regionala bakgrund och mentala tillstånd.
(iii) Det är en systematisk studie av hur en individ verbaliserar.
Proxemics:
(i) Känslor och attityder återspeglas av hur människor använder utrymme runt dem.
(ii) Proxemics hjälper oss att förstå relationer och interaktionsmönster mellan människor.
(iii) Proxemics är också oroad över användningen av utrymme av grupper av människor.
Miljö:
Hur du organiserar omgivningen bidrar också till kommunikationen. Rummet där du träffar dina besökare kan vara bländande eller enkelt. Det kan vara galet eller nyktert. Inredningen av platsen, möblerna och de konstnärliga bitarna som pryder ditt kontor, berätta om dig själv och din smak.
