10 Fördelar med att följa den byråkratiska strukturen för att hantera din organisation
Fördelar med att följa den byråkratiska strukturen för att hantera din organisation!
Den klassiska formen betyder en byråkratisk struktur där det finns en hierarki av makt och ansvar och riktningarna strömmar i första hand från toppledningen till de lägre nivåerna av arbetstagare genom dess hierarkiska led. Dessa riktlinjer är:
Image Courtesy: 2.bp.blogspot.com/-BACFLfzL4to/UdBss-t8pvI/AAAAAAABNCE/_e8PjODHSgs/s1024/leadership2.jpg
1. Myndighetslinjerna bör tydligt anges och ska springa från topp till botten av organisationen:
Denna princip kallas den skalära principen och auktoritetsledningen kallas kommandokedja. De stora besluten fattas och politiken formuleras på högsta ledningsnivå och de filtrerar ner genom olika ledningsnivåer till arbetarna. Myndighetens linje bör tydligt fastställas så att varje person i denna kommandokedja vet sin auktoritet och dess gränser.
2. Varje person i organisationen ska rapportera till endast en chef:
Detta kallas principen om "kommandoförening" och varje person vet om vem han rapporterar till och som rapporterar till honom. Denna process eliminerar tvetydighet och förvirring som kan uppstå när en person måste rapportera till mer än en överordnad.
3. Varje tillsyns ansvar och myndighet bör upprättas tydligt och skriftligt:
Detta kommer att förtydliga tillsynsmyndighetens exakta roll vad gäller gränserna för hans auktoritet. Myndighet definieras som "den formella rätten att kräva åtgärder från andra", och ansvaret är ansvaret för den myndigheten. Med tydligt definierad myndighet och ansvar blir det lättare för handledaren att spåra och hantera problem och fatta snabba beslut vid behov.
4. De högre cheferna är ansvariga för deras underordnade handlingar:
Chefen eller handledaren kan inte skilja sig från hans underordnade handlingar. Därför måste han vara ansvarig för sina underordnade handlingar.
5. Myndigheten och ansvaret bör delegeras så långt ner i hierarkin som objektivt möjligt:
Detta kommer att placera beslutskraften nära den verkliga verksamheten. Detta skulle ge toppledningen mer ledig tid att ägna sig åt strategisk planering och övergripande beslutsfattande. Detta är särskilt nödvändigt i stora komplexa organisationer. Denna princip kallas "decentralisering av makt" mot centraliserad kraft där alla beslut fattas högst upp.
6. Antal myndighetsnivåer ska vara så få som möjligt:
Detta skulle göra kommunikationen enklare och tydligare och beslutet snabbare. En längre kommandokedja resulterar i allmänhet i "run-around", eftersom ansvaret inte är tydligt tilldelat och därigenom blir tvetydigt. Enligt Gilmore® behöver de flesta organisationer inte mer än sex nivåer av tillsyn, inklusive presidentens nivå.
7. Principen om specialisering bör tillämpas om möjligt:
Exakt arbetsfördelning underlättar specialisering. Varje person ska tilldelas en enda funktion, om möjligt. Denna regel gäller såväl individer som avdelningar. Den specialiserade verksamheten kommer att leda till effektivitet och kvalitet. Varje område av specialisering måste emellertid vara kopplat till det totala integrerade systemet genom samordning av alla aktiviteter inom alla avdelningar.
8. Linjefunktionen och personalfunktionen ska hållas separata:
Överlappningen av dessa funktioner leder till tvetydighet. Linjefunktionerna är de som är direkt involverade i de verksamheter som leder till att företagets mål uppnås.
Personalfunktionerna är tillägg till linjelfunktionen och erbjuder hjälp och rådgivning. Till exempel är juridiska, PR-och marknadsföringsfunktioner all personalfunktion. Verksamheten hos linjeledare och personalchefer bör samordnas för att uppnå synergetiska resultat.
9. Kontrollpanelen ska vara rimlig och väl etablerad:
Kontrollpanelen bestämmer antalet positioner som kan samordnas av en enskild verkställande direktör. Kontrollpanelen kan vara smal, där det finns relativt få individer som rapporterar till samma chef eller det kan vara brett där många individer är under övervakning av samma chef.
En sådan kontrollstyrka skulle emellertid bero på likheten eller olikheten hos de underordnade positionerna och hur interdependent dessa positioner är. Ju mer beroende av dessa positioner är desto svårare är samordningen. I sådana sammanlänkade positioner är det lämpligt att ha högst fem eller sex underordnade arbetare under någon verkställande.
10. Organisationen ska vara enkel och flexibel:
Det ska vara enkelt eftersom det är lättare att hantera och det ska vara flexibelt eftersom det snabbt kan anta ändrade förhållanden. Det ska vara sådant att det enkelt kan utökas eller minskas som tiden kräver. Dessutom skulle enkelheten göra kommunikationen mycket enklare, snabb och korrekt, vilket är nödvändigt för framgångsrika organisationer.
Medan dessa principer i allmänhet gäller för klassiska organisationer som föreslagits av Frederick Taylor och Henry Fayol och har antagits för att underlätta administrationen har några senare principer utvecklats som har blivit en integrerad del av modernaste organisationer.
Dessa nya principer för deltagande beslutsfattande, utmanande arbetsuppgifter, målstyrning och decentralisering av myndighet och snart integrerat med de traditionella. Tanken är att stimulera kreativitet, uppmuntra tillväxt och optimera nyttan av alla resurser för att nå organisationens mål.
